Alle virksomheder, uanset om de er en del af en stor eller lille virksomhed, er afhængige af forskellige programmer til at håndtere daglige opgaver. Revisorer bruger også sådanne opgavehåndteringsressourcer, men på dette tidspunkt er cloud-baseret regnskabssoftware bedst egnet til ikke-regnskabsmæssige virksomheder af små og mellemstore. Enhver omfattende selvregnskabstjeneste byder på flere fordele, og de fleste virksomheder har traditionelt været afhængige af interne metoder med information, som kun kan tilgås på kontoret. Det bliver dog mere og mere klart, at cloud-baseret regnskabssoftware, som giver brugerne mulighed for at få adgang til deres data fra et hvilket som helst sted eller praktisk talt enhver enhed, er fremtidens bølge.
Tjenester, som alle kvalitetsregnskabstjenester bør tilbyde
Uanset om en virksomhed opererer i et traditionelt, internt format med hensyn til deres regnskab, eller om de allerede er flyttet til en cloud-baseret tjeneste; der er flere væsentlige opgaver, som alle kvalitets regnskabssoftware bør tilbyde. Listen over omfattende tjenester, der er afgørende for ethvert regnskabsprogram, der er pengene værd, inkluderer:
- Rapporterings- og analysefunktioner der giver mulighed for overholdelse af lokale myndigheders bestemmelser, der er eftermonteret i det land, du bor i;
- Venlig, let tilgængelig grænseflade der giver mulighed for grafer, diagrammer og anden grafik, der giver mulighed for en ikke-numerisk illustration af regnskabstal;
- Automatisering af specifikke opgaver, herunder men ikke begrænset til lønsedler, timesedler, økonomisk afstemning og rapportering;
- Behandlingshastigheden, da dette reducerer den tid, der kræves for at blive brugt på administrative opgaver, hvilket også vil give enhver virksomhed eller enkeltperson mulighed for at påtage sig en mere betydelig samlet arbejdsbyrde;
- Hurtigt reagerende advarsler at øge hastigheden af kundesupporttjenester samt en bred vifte af indbyggede supportsystemer, såsom advarsler, apps og fakturascanning;
- Mulighed for at opdatere operativsystemet i samklang med brancheændringer for at undgå at bruge et forældet, ringere produkt;
- Skalerbarhed, som giver mulighed for den vækst, som de fleste, hvis ikke alle, virksomheder sigter efter at opnå;
- Evne til at integrere cloud-baserede værktøjer og tjenester, da skyen er fremtidens bølge, når det kommer til regnskab, især for små og mellemstore virksomheder.
Når du vælger en tjeneste til dig eller din virksomheds regnskabsbehov, skal du finde en, der omfatter disse funktioner. Helst finder du en cloud-baseret, fremadskuende software der giver mulighed for skalerbarhed såvel som cloud-baserede tilføjelser, der ikke kræver, at du fuldstændigt skal revidere din regnskabsteknologi, efterhånden som branchen udvikler sig.
Hvorfor regnskabspraksis bevæger sig i stigende grad mod skybaserede programmer
Det er en misforståelse, at revisorer og revisionsfirmaer alene drager fordel af mange skybaserede regnskabstjenester i udvikling. Individuelle entreprenører, små og mellemstore virksomheder foretrækker ofte at spare penge ved selv at håndtere regnskaber, og der er udviklet mange cloud-baserede tjenester, der tilbyder det typiske udvalg af regnskabstjenester med nogle ekstra fordele. Efterhånden som teknologien udvikler sig, ønsker virksomheder at drage fordel af mere strømlinet, omkostningseffektiv og tilgængelig software, og det inkluderer skybaseret regnskab.
Bevægelsen mod cloud-baserede regnskabstjenester har været undervejs i årevis, hvor store, ressourcerige revisionsfirmaer investerer i sådanne teknologier, som siden er blevet mere og mere perfektioneret. Journal of Accountancy citerede en undersøgelse fra 2014, som viste, at 90 % af de adspurgte CPA'er mente, at digital levering af information til kunder, primært gennem brug af cloud-baserede metoder, ville være en "nøgleforskel blandt revisionsfirmaer i de næste fem år '. Denne undersøgelse er nu mere end tre år gammel, hvilket betyder, at cloud-baserede regnskabstjenester, både for revisionsfirmaer og andre virksomheder og enkeltpersoner, sandsynligvis snart vil være normen, ikke undtagelsen.
Når det er sagt, er hver virksomhed forskellig, og hver virksomhedsejer og revisionsfirma bør overveje, hvilket cloud-baseret regnskabsprogram der passer til deres behov. Lister over cloud-baseret regnskabssoftware, der spænder over en række forskellige budgetter, er nyttige til at overveje, hvilken der passer bedst til dine personlige eller forretningsmæssige behov. Cloud-baseret regnskabsteknologi af høj kvalitet øger effektiviteten af alle forretningsprocesser, men det er aldrig smart at bruge unødvendige penge på en service med funktioner, du ikke reelt har brug for. Endnu værre, at forblive bundet til gamle former for regnskab vil sandsynligvis betyde at halte bagefter branchefæller, hvis det ikke bliver fuldstændigt forældet.
Så flytning af dit regnskab til et cloud-baseret system bør ikke være et spørgsmål om hvis, men et spørgsmål om hvornår. Og når du beslutter dig for at opgradere dine regnskabsprocesser, skal du overveje omkostningerne og de forskellige funktioner ved hver tilgængelig tjeneste, men sørg altid for, at softwaren giver mulighed for hurtig kundeservicerespons og – dette kan ikke understreges nok – skalerbarhed og muligheder for tilføjelser, der vil stå i rimeligt forhold til den udviklende teknologisektor, hvad angår individuel og virksomhedsregnskab.
Fordele og ulemper ved cloud-baseret software
Cloud-baseret regnskab er fremtidens bølge. Regneark, Excel og interne tjenester vil ikke tillade de fleste virksomheder at nå maksimal effektivitet i deres regnskabspraksis, og dette vil i alvorlig grad mindske sandsynligheden for en virksomheds eller enkeltpersons succes.
Cloud-baserede regnskabssystemer er tilgængelige døgnet rundt, tilgængelige fra stort set alle steder, hvor en smart enhed kan bruges, og oplysningerne sikkerhedskopieres off-site, hvilket gør de dyrebare detaljer om enhver virksomhed betydeligt sikrere mod tab af data. Andre fordele ved cloud-baserede systemer omfatter realtidsovervågning af ejere og kunder, som vil tjene som en væsentlig pull-faktor for ethvert cloud-baseret produkt, især revisionsfirmaer, der bruger dem. Softwareopdateringer integreres oftest automatisk, hvilket sparer brugeren yderligere tid og penge.
Cloud-baserede regnskabsmetoder er vejen at gå, punktum. Når det er sagt, ville det være forladt ikke at nævne de mindre attraktive overvejelser, der følger med et skift til cloud-baserede regnskabssystemer. Fordi mange cloud-baserede tjenester er afhængige af en abonnementsmodel, kan omkostningerne i sidste ende opveje engangsomkostningerne for et ikke-sky-produkt. Men den konstante opdatering af cloud-baserede programmer betyder, at du muligvis også sparer penge, når du overvejer ekstra udgifter, der ville komme med at købe en ny ikke-sky-baseret regnskabstjeneste, når den nuværende uundgåeligt bliver forældet.
De fleste cloud-baserede regnskabstjenester, med nogle undtagelser, er bedre egnede til enkeltpersoner og små eller mellemstore virksomheder, hvilket skal overvejes, før du skifter til et cloud-baseret system. Det vil dog sandsynligvis ændre sig, efterhånden som cloud-teknologien opnår en større skala. Mange af disse cloud-baserede systemer er designet til ikke-revisorer, men det ser ud til, at der i sidste ende vil dukke mere revisor-tilpasset cloud-baseret software op.
Som konklusion er skyen fremtidens bølge
Selvom man skal gøre sig omkostnings- og kvalitetsovervejelser, før man vælger en specifik cloud-baseret form for regnskabssoftware, ser det ud til, at de fleste – især revisorer selv – ved, at skyen er fremtiden for regnskab. Mens det i øjeblikket henvender sig til ikke-regnskabsmæssige enkeltpersoner og virksomheder, har større virksomheder undersøgt at danne deres cloud-baserede systemer i årevis. Fordelene – primært 24/7 informationstilgængelighed, forbedret grænseflade, brugervenlighed og off-site backup – er for store til ikke at gælde for selve regnskabsbranchen. Automatisering og teknologisk intelligens, der følger med cloud-baserede tjenester, skal udnyttes for at sikre, at din virksomhed udvikler sig og høster alle de økonomiske fordele, den er i stand til.