At arbejde i et virtuelt miljø er et voksende fænomen, og det er ingen overraskelse, at mange administrerende direktører er sikre på de fordele, som outsourcing giver deres virksomheder. Det giver ikke kun en mulighed for at arbejde med de mest talentfulde mennesker fra hele verden, men giver dem også en chance for at forbedre virksomhedens produktivitet og konkurrenceevne og samtidig reducere omkostningerne ved deres produkter og/eller tjenester.
"Folk tænker på virtuelt arbejde som nyt og moderigtigt, og det lyder sjovt, men faktisk er der i et virtuelt team'er meget mere at administrere, og du har brug for flere regler til at styre nogle af teamets processer," siger Roderick Swaab, assisterende professor i organisatorisk adfærd ved INSEAD.
At gå væk fra en traditionel arbejdsramme betyder derfor også, at traditionelle ledelsesmetoder og operationelle procedurer måske ikke giver samme værdi eller resultater, som de plejer. Styring af virtuelle teams kræver således ikke kun et bestemt sæt værktøjer, klart definerede arbejdssystemer, fremragende ansættelsesevner, men for det meste et åbenlyst talent til at udnytte gennemsigtighed og konstant informationsflow mellem teamene eller teammedlemmerne.
Faktisk er det sandsynligt, at succesfuld ledelse af virtuelle teams på afstand, såvel som opståede misforståelser fra sproglige og kulturelle forskelle, er en af de største udfordringer, som ledere har bemærket under deres oplevelse. Og lad os ikke glemme det åbenlyse spørgsmål om at opbygge tillid hos fjernmedarbejdere, som arbejder fra forskellige lokationer. Derfor ved at kende de vanskeligheder, som outsourcing bringer i det eksisterende arbejdsmiljø, Baltic Assist teamet har besluttet at dele 10 lektioner med dig, vi har lært gennem årenes praksis, mens vi arbejder med forskellige virksomheder i Europa.
10 VIGTIGE LEKTIONER AT LÆRE TIL AT STYRE VIRTUELLE TEAM
"Det største enkeltstående problem med kommunikation er illusionen om, at det har fundet sted," - George Bernard Shaw
1. Byg tillid i dit team.
I teams, hvor medlemmerne arbejder ansigt til ansigt, opbygger de tillid efter at have brugt kvalitetstid, mens de socialiserer uden for arbejdet, deler måltider i frokosttiden eller blot diskuterer de personlige forhold. Men i et virtuelt miljø vokser tilliden gennem kollegers konsistens, pålidelighed, forudsigelig ydeevne samt lydhørhed, når de håndterer bestemte situationer eller kunderelaterede problemer. I orden er det kendt som opgavebaseret or evne-baseret tillid, som fortsætter med at vokse konsekvent med klare forventninger fastsat af ledere og opfyldt af teamet.
2. Skab en følelse af gennemsigtighed i dit team
I en større skala er synlighed og gennemsigtighed at arbejde mod de samme faglige mål væsentlig at spore fremskridtene på et hvilket som helst stadium af projektet. Derfor har eksterne teams en tendens til at bruge projektstyringsapplikationer og skabe delte systemer, i Google Drev or Dropbox, hvor de kan opdatere enhver opgave, efter den er fuldført. Ud over dette kan ledere identificere de kommende udfordringer, før de volder unødvendige vanskeligheder i fremtiden. Desuden, når eksterne medarbejdere kan se, hvordan deres indsats bidrager til det større billede, giver det dem mulighed for at føle sig mere relevante og forbundet med hinanden.
3. Byg kanalerne for åben kommunikation
Det bedste, en leder kan gøre udover at opbygge tilliden i sit team, er at fremme fremragende kommunikation. Hvad mere er, er det vigtigt at kommunikere så proaktivt og hyppigt som muligt, uden at fokusere på tidsgab, sprogbarriere, afstanden og mange andre faktorer. Desuden, Baltic Assist team råder dig til at drage fordel af instant messaging platforme, som f.eks Viber, Slack, Yammer, eBuddy for at være sikker på, at væsentlig information eller eventuelle presserende opdateringer ikke går glip af en bunke ulæste e-mails.
4. Tydeligt definere og implementere arbejdssystemer
Det er vigtigt at vide, at ved at skabe gentagelige arbejdssystemer og sætte standarder, vil dit team generelt have færre spørgsmål. Du vil også som leder få en fornemmelse af, hvor lang tid en bestemt opgave skal tage, derfor bliver det nemmere at følge dit teams præstation og hurtigt identificere, om nogen er ude af sporet eller forsinket. Desuden giver dette dig mulighed for at bruge mindre værdifuld tid på ubrugelige møder eller gentagne samtaler.
5. Sæt klare regler for lydhørhed & indre kommunikation
Det er velkendt, at i virtuelle omgivelser bliver alt understreget på grund af manglen på vokale og visuelle referencer. Det er således afgørende i planlægningsfasen af ethvert projekt at blive enige om åbenlyst små ting, såsom en standard for e-mail-svar eller øjeblikkelige opdateringsmeddelelser osv. Når de påkrævede regler er på det rigtige sted, vil der regelmæssigt intern kommunikation inden for team, der er nødvendigt for at sikre en jævn arbejdsgang på daglig basis.
6. Skitsér tydeligt opgaver og sæt opnåelige mål
I vores tidligere blogindlæg, "How To Assure a Successful Communication With Your Virtual Assistant?“, we have mentioned, that it is essential to be as informative as you possibly can while working in a virtual environment. Therefore, you should be very accurate with your expectations, requirements, and deadlines, while assuming nothing about the VA’s knowledge and previous experience. That means, never leave any requests open for interpretations, but always ask a virtual team to confirm the understanding.
7. Sæt deadlines for alt
Parkinsons lov hævder, at arbejdet har en tendens til at udvide sig for at udfylde den tilgængelige tidsramme for dets færdiggørelser. For at være mere specifik, hvis du etablerer en deadline på 10 dage for at udføre en bestemt opgave, så vær tålmodig, for det vil tage 10 dage at fuldføre den. Med andre ord betyder det, at enhver opgave, der ikke har en deadline for det, faktisk aldrig bliver udført. Så for at undgå dette, gør det til en vane og sæt deadlines for alt, hvad dit team gør til daglig, selvom du ikke synes, det kræver det. På denne måde vil dit virtuelle team være så produktive og effektive, som de potentielt kan være.
8. Tildel opgaver individuelt, ikke til hele gruppen
Kender du udtrykket, 'alles ansvar er ingens ansvar'? For at være mere specifik, hvis du arbejder i et virtuelt miljø, er der en mulighed, du har allerede oplevet dette sociale fænomen. For når man tildeler en bestemt opgave til gruppen af mennesker, er der en chance for, at ingen kommer til at tage det ansvar. Det sker også, når virtuelle medarbejdere har en tendens til at undgå generelle samtalekanaler, så opgaverne kan blive begravet under bunken af irrelevant information og aldrig blive færdig. Derfor, for at forhindre dette problem, skal du altid tildele pligterne til bestemte VA.
9. Administrer resultater, ikke aktiviteten
På et traditionelt kontor, travlt arbejde normalt forveksles med rigtigt arbejde. Men i den virtuelle indstilling, når du ikke er i stand til at se, hvad dit team laver, er nøglen at styre resultaterne. Så som vi har nævnt ovenfor, skal du først sætte klare forventninger og deadlines og derefter overvåge resultaterne, ikke de daglige aktiviteter af dit hold. Desuden, hvis tidsrammen er klart defineret, og alle kender deres roller og ansvar i et bestemt projekt, er der ingen grund til at mikrostyre ydelsen.
10. Opsæt et belønningssystem og motiver dit team
Glem endelig ikke at genkende hver persona, der fungerer for dig, baseret på hans/hendes færdigheder, mens du tager dig tid til at fejre teamets succes og præstation. Spørg også fra tid til anden dit team, om de oplever problemer relateret til teknologi eller kommunikation, hvilke forventninger de har til deres virtuelle holdkammerater, hvordan de nyder deres arbejdsmiljø osv. Ved at gøre det vil du vise dit team , at du er åben for en samtale og villig til at lave forbedringer for at skabe et effektivt og behageligt arbejdsmiljø.
Baltic Assist er en betroet partner for små og mellemstore virksomheder, der ønsker at flytte deres forretningsdrift til et miljø med lavere omkostninger. Kontakt os at få en gratis konsultation om at skabe et virtuelt team til din virksomhed.