Selvom udtrykket bliver kastet rundt i forretningskredse med relativ hyppighed, er en ligetil definition af "virtuel assistent", og hvad de kan give en virksomhed eller en person, stadig uhåndgribelig for mange. I en tid, hvor virtuelle assistenter kan forveksles med kunstigt intelligente bots med begrænsede kapaciteter, er det vigtigt at forstå, at virtuelle assistenter er meget menneskelige og i stand til at håndtere en lang række forretningsrelaterede opgaver, der kan spare dig for uvurderlige bidder af tid og penge.
Hvad er en virtuel assistent helt præcist?
Når den kortfattede, præcise definition af en virtuel assistent, eller VA, er "en højt kvalificeret, uafhængig professionel, der eksternt leverer administrative, tekniske og/eller kreative forretningssupporttjenester." Opstarten af virtuelle assistenter opstod ud af teknologiboomet i 1990'erne, som gjorde det muligt for virksomheder og uafhængige entreprenører at være bedre forbundet end nogensinde før. Arbejde, der tidligere skulle udføres på stedet, kunne delegeres til fjernassistenter lettet af internettet og andre former for strømlinet kommunikation.
Virtuelle assistenter er mere end blot sekretærer, der tilfældigvis er individuelle off-site entreprenører. En stigning i virksomheder, der specialiserer sig i at levere virtuelle assistenter, som personer, der ønsker eller har brug for at arbejde hjemmefra, har betydet større specialisering, når det kommer til, hvilke tjenester en virtuel assistent kan levere. Fordi virtuelle assistenter har en tendens til at tilbyde tjenester til adskillige kunder, giver de fleksible planlægningsmuligheder, der betyder, at du kun betaler for de timer, som du virkelig har brug for dem til at arbejde. Det er en skarp kontrast til fuldtidsansatte administrative assistenter, hvis fuldtidsløn kan variere alt fra $35,000 til $50,000, før fordele og bonusser er medregnet. Uanset om du selv er revisor, designer, advokat eller virtuel assistent, er der en højkvalitets, omkostningsvenlig virtuel assistent derude, som kan stå bag dig og ringe, når du har brug for dem.
Hvad kræver omstændighederne for en virtuel assistents assistance?
Mens 'virtuel assistent' er et bredt begreb, der omfatter alt fra en pensioneret ekspert på det finansielle område til en person, der er velbevandret i at håndtere en række administrative opgaver, er der dagligdags opgaver, som virtuelle assistenter har en tendens til at være i stand til at håndtere med dygtighed . Markedspladsen for virtuelle assistenter vokser og specialiserer sig dagligt, men nogle almindelige tendenser i ansættelsen af virtuelle assistenter er blevet veletablerede.
Typisk har virtuelle assistenter omkring fem års erfaring i et kontormiljø, ofte som advokatfuldmægtig, kontorchef, administrativ assistent og som andre lignende stillinger. Alligevel kan en virtuel assistents kvalifikation komme fra at være erfaren som en virtuel assistent, så overvej referencer og erfaring fra sag til sag, når du finder den rigtige pasform til dig eller din virksomhed.
Mange virtuelle assistenter specialiserer sig i opgaver, som alle virksomheder har brug for, men som de ikke kan håndtere internt eller i stedet vil uddelegere til en off-site entreprenør, som er mere end i stand til at udføre arbejdet på lang sigt. Enhver, der føler, at tidsbegrænsninger begrænser deres evne til at fokusere på udviklingen af deres virksomhed eller karriere, er en fremragende kandidat til at ansætte en virtuel assistent. Ofte har solo-praktiserende læger og små virksomheder størst behov for de færdigheder, som en virtuel assistent giver.
Nogle af de administrative opgaver, som en virtuel assistent forventes at varetage af deres klient, omfatter organisering og vedligeholdelse af kontaktlister, regneark og kalendere, som kræver regelmæssig opdatering, transskription og korrespondance på vegne af klienten, bogføring såsom fakturering og regnskab. , sprængning af e-mails inklusive nyhedsbreve og besvarelse af kundehenvendelser. For administrationen af disse opgaver kan VA'er forvente en markedspris på cirka $20 - $45 i timen afhængigt af deres erfaring og kundens budget. Nogle virtuelle assistenter, især dem, der er offshore, kan være tilgængelige til langt lavere priser. For virksomheder, der søger en fjernassistent, skal du overveje, at ideen om en almægtig 'super virtuel assistent' måske ikke er så realistisk, som man kunne ønske sig. De fleste virtuelle assistenter specialiserer sig i en fast arena af opgaver og bør kun ansættes til at arbejde inden for det kompetencesæt, så overvej, at ansættelse af to eller flere VA'er kan være pengene værd og stadig kan være billigere end prisen for at ansætte en fuldtidsassistent .
For små virksomheder og enkeltmandsvirksomheder bør du overveje at ansætte en generel virtuel assistent eller GVA, før du går i gang med din virksomheds strategiske vision. Disse GVA'er er velbevandrede i at opfylde de fordele, som en fuldtidsadministrativ assistent ville give, og kan tjene som den tidsbesparende assistent, som enhver virksomhed eller enkeltperson har brug for for at få deres brand i gang.
Hvorfor små virksomheder og individuelle entreprenører er modne til en virtuel assistent
Fordelene ved at bruge fjernhjælp og tjenester til at udføre mange opgaver, som de er i stand til at udføre, rækker ud over sparede penge. Mens disse assistenter typisk giver et mere økonomisk sundt alternativ til omkostningerne ved at tilføje en fuldtidsassistent, ligger merværdien i VA's status som en off-site entreprenør.
Muligheden for en virtuel assistent til at arbejde på et eksternt sted og levere deres udstyr betyder, at dit kontor bliver mindre overfyldt, og du behøver ikke at bekymre dig om at tilføje en anden computer, telefon og andre udgifter til balancen. Selvom de sjældent eller aldrig vil være til stede på kontoret, vil en virtuel assistent af høj kvalitet være tilgængelig for korrespondance, når du har brug for dem. Selvfølgelig gælder rimelige arbejdstider for virtuelle assistenter ligesom de gør fuldtidsansatte, men din virksomhed vil næppe blive udnyttet af klientafhængige virtuelle assistenter. Og hvis de ikke reagerer, eller du finder deres tjenester utilstrækkelige, betyder deres status som individuel entreprenør, at det ikke er så dyrt at finde en afløser, som det ville være for en fuldtidsassistent.
Konklusion
For små virksomheder og individuelle ejere er evnen til at spare på omkostningerne, når det er muligt, samtidig med at arbejdets høje kvalitet opretholdes, bydende nødvendigt. Det gælder for den uheldige omstændighed at skulle udskifte og opgradere en medarbejder, en anden omstændighed, som krystalliserer værdien af en virtuel assistent frem for en fuldtidsansat.