Det er mere end tydeligt, at mange virksomheder i dag står over for kampe for at holde deres forretning kørende. Denne usikre pandemi ændrer arbejdskulturen og tvinger virksomheder til at etablere passende forhold for deres personale til at arbejde hjemmefra. Opbygning af en fjernarbejdskultur (at arbejde hjemmefra) kan være løsningen til at redde din virksomhed.
Det er udfordrende at skabe en effektiv fjernarbejdskultur fra den ene dag til den anden. På grund af vores verdens situation nu, må virksomheder og medarbejdere tilpasse sig at arbejde på afstand. Det bør gøres hurtigt for at bevare arbejdspladsen for medarbejderne, samtidig med at flowet af ydelser, der leveres, holdes på et tilfredsstillende niveau for dine kunder. Ikke desto mindre kan evnen til at arbejde produktivt på afstand påvirke at reducere de potentielle tab.
I denne artikel vil vi give enkle tips til, hvor du skal starte, hvis du og din virksomhed er villige til at begynde at implementere fjernarbejdskultur.
Hvordan ved vi det?
Hos Baltic Assist har vi skabt en fjernarbejdskultur i over 5 år nu. Omkring 55 % af vores medarbejdere arbejder eksternt mindst 90 % af deres tid. 97 % af vores personale er fuldt ud i stand til at arbejde hjemmefra uden at reducere produktiviteten og tid brugt på at forberede systemer.
1. tip: Spor produktiviteten hos din medarbejder, der arbejder på afstand
Hvis en medarbejder eller et team ikke har erfaring med at arbejde på afstand, og ledere ikke ved, hvordan de skal kontrollere medarbejderne, vil det skabe mistillid og usikkerhed mellem begge. Lederen er ansvarlig for at overholde deadlines og nå målene. Det er udfordrende at holde styr på projekter, opgaver og endda kommunikation mellem teammedlemmer uden fysisk tilstedeværelse.
At skabe et system med tre hovedkomponenter kunne løse problemet og hjælpe med at tildele opgaver og projekter og følge op og evaluere medarbejderens arbejde hjemmefra.
- Projekt- og opgavestyring. Der er onlineværktøjer til at tildele opgaver og projekter, administrere dem og kontrollere fremskridtene. Det vil hjælpe lederen med at tildele, kontrollere og måle medarbejderens præstation endnu mere end at være fysisk ved siden af dem.
Der er mange forskellige projekt- og opgavestyringsværktøjer (selv gratis – grundlæggende planer) til at dække væsentlige forretningsbehov. Hos Baltic Assist anbefaler vi disse værktøjer: Jira, Asana, Trello.
- Tidsregistrering. Du kan spore arbejdstiden på forskellige projekter, kontrollere ydeevnen og effektiviteten af dine teammedlemmer, der arbejder hjemmefra. Integrationen med projekt- og opgavestyringsværktøjet vil vise et klart billede af medarbejdernes præstationer.
Der er også mange forskellige værktøjer til tidsregistrering. Vores valg er navstab, men der er andre gode værktøjer, Såsom TimeCamp or Skift. De fleste af dem har en gratis version til at dække basale behov.
- Kommunikationsværktøjer. For at kommunikere virtuelt bruger vi flere forskellige mekanismer. Slack er vores primære værktøj til intern kommunikation, deling af filer og løsning af hurtige problemer. Wrike er fremragende til at dele følsomme oplysninger, som kræver et højt sikkerhedsniveau. Microsoft Teams , linse zoom til videokonferencer og virtuelle møder med kunder og teammedlemmer.
2. tip: Uddan medarbejdere, der arbejder hjemmefra
Det værste, du nogensinde kan gøre, er at implementere nye systemer eller principper uden grund, bare fordi andre gør det. Hvis du har et formål og ser, hvordan et bestemt værktøj vil være nyttigt for alle i virksomheden – forklar det til dine medarbejdere. Tydeligt, åbent og konsekvent. Det er et af de kritiske aspekter ved at skabe en effektiv fjernarbejdskultur.
3. tip: Sæt principper for kommunikation
Du vænnede dig til at stille spørgsmål, diskutere og organisere møder fysisk. Der var klare retningslinjer for løsning af forskellige slags opgaver. For eksempel, hvis problemet er akut og skal løses hurtigt – råber du et navn og beder om dem. På den anden side, hvis du har et kompliceret spørgsmål, der kræver et mere udvidet svar, skriver du en e-mail eller arrangerer et møde.
Når du arbejder eksternt, forbliver det det samme, bare værktøjerne ændres. Hvilken type spørgsmål, problemer løser du via e-mail, telefon eller chatværktøjer? Hvem er ansvarlig for at besvare spørgsmål og spørgsmål om et bestemt emne? Lav principper, retningslinjer for fjernkommunikation i din virksomhed, og forklar dem for medarbejderne.
4. tip: Få medarbejderne til at føle sig vigtige
Fjernarbejde kan skabe følelsen for et teammedlem af at være mindre kritisk, afbrudt og isoleret, hvilket kan føre til lavere produktivitet og afvisning af leder og virksomhed. I stedet skal der løbende være møder mellem kolleger, der sørger for daglige opgaver og involvering i organisatoriske initiativer og arrangementer. Såsom fjerntliggende trivia-spilaften eller virtuel frokostpause, vil du blive overrasket over, hvordan det hæver medarbejderens moral.
5. tip: Råd om, hvordan du opsætter hjemmeregler og rutine
Home har en sammenhæng med afslapning, hvile, leg med børn osv. Det mindste det forbinder med arbejde. Især når børn og kæledyr leger og larmer. Således vil produktiviteten falde, hvilket fører til manglende deadlines, uafsluttede opgaver eller tab af kunder osv. Hvordan ændres det? Råd om, hvordan du indretter en arbejdsplads derhjemme.
Indstil først arbejdspladsen derhjemme, hvor ingen vil blande sig, eller i det mindste vil niveauet af interferens blive reduceret til et minimum.
For det andet, skab den samme rutine som at gå på kontoret – stå tidligt op, vask, klæde dig som du er vant til på arbejde. Videnskabeligt bevist, at vores hjerne tænder på arbejdsregimet, når vi forbereder det samme som at gå på kontoret.
Det er vigtigt at opsætte reglerne for dig selv og din familie. Indstil det tidspunkt, hvor du arbejder, og ingen kan forstyrre dig. I mellemtiden skal du angive tidspunktet, som vil være til sjov og familie.
Ekstra tip: Hvis det er svært at koncentrere sig om at arbejde hjemmefra, så prøv givende motion. Sæt en belønning til dig selv (såsom en kop kaffe, et stykke kage, en gåtur med en hund, en lur osv..), når du er færdig med en opgave. Du kan gøre det hver gang, begyndende fra mini-opgaver og gå til mere betydningsfulde. Du vil være i stand til at udføre flere job end 90 % af andre mennesker, der arbejder hjemmefra.
Konklusion
I denne ualmindelige situation i verden er virksomheder nødt til at tilpasse sig og ændre sig. Opbygning af en fjernarbejdskultur er et af de vitale aspekter af nutidens situation. Du kan ændre og implementere systemerne fra den ene dag til den anden, men det vil tage længere tid at opbygge en fjernarbejdskultur. Du kan begynde med at anvende projekt- og opgavestyring, tidsregistrering, kommunikationsregler, principper og værktøjer. Forklar og uddan derefter medarbejderne og lad dem aldrig føle sig ligegyldige.
Hvis du gør det, tilpasser dine medarbejdere sig til at begynde med lettere og bliver mere produktive. Dine tjenester forbliver i det mindste de samme, hvilket fører til glade kunder og reducerede risici for potentielle tab.
Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, er du velkommen til spørg os her. Vi hjælper gerne virksomheder i disse udfordrende tider. Sammen er vi stærkere.