I dag bringer det dynamiske erhvervsmiljø en masse nye udfordringer og spændende muligheder for iværksættere og små virksomhedsejere. Derfor handler det om at være relevant, succesfuld og konkurrencedygtig i at drive enhver virksomhed om at forstå vigtigheden af produktivitet og effektivitet, så du fuldt ud kan udnytte dit talent og dine faglige kompetencer. Det handler med andre ord om at fokusere på dine styrker og yde et væsentligt bidrag til at vækste din virksomhed, samtidig med at du outsourcer og træner de rigtige mennesker til at tage sig af resten.
En forretningsmagnat, investor og filantrop Azim Premji opsummerer det perfekt: "Det vigtige ved outsourcing eller global sourcing er, at det bliver et meget kraftfuldt værktøj til at udnytte talent, forbedre produktiviteten og reducere arbejdscyklusser." Desuden giver outsourcing virksomheder mulighed for at reducere omkostningerne ved deres tjenester eller produkter og skaber den økonomiske ekspansion, der sænker arbejdsløsheden.
HVORDAN KAN OUTSOURCING TILFØRE DIN VIRKSOMHED VÆRDI?
Når du er iværksætter, nystartet eller lille virksomhed, er det helt naturligt, at du over tid ikke kan følge med dine deadlines, håndtere kundehenvendelser med succes, administrere din e-mail og hjemmeside, udvikle dit sociale netværk, lave lønberegninger, opdatere regnskab eller bare følge op på din huskeliste.
I sidste ende kan den konstante mangel på tid til at afslutte de nødvendige opgaver eller manglen på ressourcer til at ansætte yderligere fuldtidsansatte resultere i et reduceret niveau af produktivitet og effektivitet i din virksomhed. Det vil gøre det sværere for dig at forblive konkurrencedygtig på det eksisterende marked. Og tænk over det, at udfylde regnskaber eller planlægge og koordinere møderne hjælper dig ikke med at gøre fremskridt med at nå faglige mål.
Ifølge Timothy Ferris, forfatter, iværksætter og engleinvestor, ”At lave mindre meningsløst arbejde, så man kan fokusere på ting af større personlig betydning, er ikke dovenskab. Det er svært for de fleste mennesker at acceptere, fordi vores kultur har en tendens til at belønne personlige ofre i stedet for personlig produktivitet."
Baseret på vores erfaring med at arbejde med skandinaviske virksomheder (Danmark, Norge og Sverige), er den nemmeste måde at håndtere denne udfordring, mens du vokser din virksomhed, at outsource virtuel assistanceservice, der kan hjælpe dig med dit regnskab, bogføring, markedsføring, kundeservice og alt andet, du har på listen.
Faktisk, når du fjerner kravet om fysisk tilstedeværelse, skaber du uventede muligheder for at outsource en meget erfaren og kvalificeret person overalt på kloden. Desuden kan en god virtuel assistent mere end at arrangere flyvningerne eller styre din tidsplan: han eller hun bliver naturligvis en del af dit team og hjælper dig med at nå dine professionelle mål. Hvad mere er, Virtual Assistant holder dig organiseret, fokuseret på at bringe værdien til din virksomhed, men vigtigst af alt, hjælper den med at frigøre din og dit teams tid, som kan bruges til at opbygge marketingstrategierne og gøre betydelige fremskridt i væksten af din virksomhed.
HVAD ER EN VIRTUEL ASSISTENT?
Virtual Assistant (VA) er en højt kvalificeret, erfaren, dygtig og vidende person, som eksternt yder administrativ, regnskabsmæssig, marketing, teknisk, kreativ og (eller) personlig support til enhver iværksætter, virksomhed eller nystartet virksomhed. Dyk dybere ned i forståelsen hvad en virtuel assistent er og de fordele, det kan give din virksomhed.
I nogen tid nu har freelancere og personlige assistenter (PA'er) været stigende efterspørgsel efterhånden som virksomheder, og små virksomheder forstod værdien af fleksibilitet og omkostningseffektivitet af deres tjenester. Men den lette adgang til internettet og e-mail har åbnet nye muligheder for mange uafhængige fagfolk til at arbejde eksternt fra deres hjemmekontor, samtidig med at det giver den samme værdi for virksomheden, som de arbejder for.
Derfor, hvis du har behov for yderligere sekretær- eller bogføringsassistance inden for din virksomhed, men du ikke har ressourcer til at ansætte anden fuldtidsmedarbejder eller ekstra udstyr og plads på kontoret, ville ansættelse af en virtuel assistent være det rigtige valg for du.
10 OPGAVER, DU KAN DELEGERE TIL VIRTUEL ASSISTENT
Uanset om du starter eller udvikler din virksomhed, kan det i starten se vanskeligt og udfordrende ud at vide, hvilke opgaver du skal aflevere til din virtuelle assistent. Derfor, til denne artikel, er de virtuelle assistenter på Baltic Assist blev bedt om at præsentere de mest almindelige opgaver, de allerede udfører for deres kunder. Så lad os se nærmere på 10 OPGAVER, DU KAN DELEGERE TIL VIRTUEL ASSISTENT.
1. Personlige opgaver
Virtual Assistant kan holde dig organiseret ved at administrere din kalender og tidsplan, organisere møderne med dit team, tage sig af din e-mail og simpelthen hjælpe dig med din huskeliste. Her hos Baltic Assist kalder vi dem Personlige assistenter, og de kan foretage en reservation til din yndlingsrestaurant, booke tandlæge- eller lægeaftaler, arrangere dine rejser, bestille flybilletter eller endda sende takkebreve til dine partnere eller familiemedlemmer.
2. Administrativt arbejde
Virtual Assistant kan hjælpe dig med at følge op på dine deadlines, bruge din e-mail, planlægge aftaler med dine kunder. Desuden kan de planlægge og koordinere de kommende arrangementer eller personalemøder, sende invitationer, administrere kunderelationer og indkommende forespørgsler, forberede bekræftelses-e-mails og sende fakturaer til dine kunder, opdatere og indtaste oplysninger i din database, redigere og korrekturlæse teksten . Samt, de kan holde styr på dit lager og bestille forsyningerne.
3. Sporing af dine konti og regninger
At holde styr på dine konti og regninger kan være en af de nemmeste ting at tildele en virtuel assistent. VA kan forberede regnskaber og ledelsens rapporter, besvare henvendelser til kreditinstitutter og lokale skattemyndigheder. Desuden kan de hjælpe dig med lønberegninger, udlevere lønsedler til medarbejderne, udarbejde årsrapport og betalinger, administrere bankkontidrift, indtaste kreditkorttransaktioner, udarbejde og sende de udgående fakturaer. Og helt sikkert, balancere dine bøger og levere slutningen af månedsrapporter.
4. Marketing & Sociale Medier
Virtuelle marketingchefer kan hjælpe dig med at designe en digital marketingkampagne, lav research for at afgøre, hvor dine potentielle kunder samles online, leverer online marketinganalyse og find dine brancherelaterede sociale grupper, som du kan tilslutte dig. VA kan også hjælpe dig med at oprette e-mail marketing kampagner og nyhedsbreve, øge dine følgere på sociale medier, skrive og planlægge dine tweets og poste på sociale platforme. De kan også hjælpe med at administrere en SEO-venlig hjemmeside. VA vil sende invitationer til de kommende arrangementer, samt vil hjælpe med at markedsføre det konkrete projekt, promovere din virksomhed i pressen og oprette en kundefeedback formular.
5. Undersøg din virksomhed
Virtual Assistant kan hjælpe dig med at undersøge dine konkurrenter og leverandører, undersøge potentielle kunder og forretningsmuligheder, udarbejde rapporter om målindustrien og eksisterende marked, finde nye produkter og tjenester, undersøge det specifikke emne, kompilere markedsdata og finde statistik, opdatere dig om ændringer i branchen, men også hjælpe dig med at lokalisere forretningsforbindelser og komme i kontakt med de rigtige personer.
6. Kunde service
Virtual Kundeservice kan hjælpe dig med at administrere kunderelationer og håndtere de indkommende forespørgsler, besvare telefonopkald og e-mails, yde teknisk support og live chat-tjenester, vedligeholde oplysningerne på din hjemmeside, overvåge brugersamtale på forskellige sociale platforme. De vil hjælpe dig med at vokse dit sociale netværk og øge dine følgere på sociale medier, engagere dig med dine kunder og følgere samt oprette, administrere og planlægge dit annoncemateriale og nyhedsbreve.
7. Indholdsforfatter
Virtual Assistant kan være et vigtigt værktøj til at hjælpe dig med at få dit budskab ud der ved at hjælpe dig med at oprette blogindlæg, artikler, nyhedsbreve og indlæg på sociale medier. VA kan korrekturlæse dit websted for at sikre, at det er SEO-venligt, også transskribere oplysningerne, designe marketing e-mail-skabeloner, skrive vejledninger og instruktioner til dit produkt eller tjeneste, eller blot redigere og formatere dokumenter, formelle breve, invitationer, præsentationer.
8. Webdesign, udvikling og vedligeholdelse
Nogle Virtuelle IT-udviklere, som er dygtige til diverse programmeringskodning, kan bygge, designe eller vedligeholde en professionel hjemmeside. VA kan redigere og uploade nye oplysninger til dit websted, lave enkle tekstændringer, tilføje nye produkter og tjenester eller blot lave en meddelelse om en kommende begivenhed eller kampagne. VA kan også hjælpe dig med at promovere din hjemmeside, finde de rigtige søgeord, optimere informationen på din hjemmeside for at forbedre søgemaskinetrafikken.
9. Virtual Assistant kan hjælpe dig med salg
Virtuelle salgschefer vil lokalisere forretningskontakter og finde personer, foretage opkald til dine kundeemner, undersøge nye potentielle markeder og kundeemner, foretage telemarketingopkald, udarbejde salgsfremmende materiale, kontrakter og individuelle forslag, indtaste ordreoplysninger til din database, forberede og sende fakturaer, og til sidst, beskæftige sig med salgsadministration.
10. Engangsprojekt
Hvis du ikke føler behov for at ansætte en fuldtids virtuel assistent, kan du altid bruge VA service til at hjælpe dig med at afslutte engangsprojektet, så du kan gå op i dit arbejde og opnå den ønskede fremgang i din virksomhed. VA kan hjælpe dig med at markedsføre det specifikke projekt, undersøge den særlige niche, oprette eller korrekturlæse indholdet, forberede PowerPoint-præsentation, undersøge dine konkurrenter eller leverandører osv.