3 trin til at administrere bogholderiet effektivt
Oversigt
Mange mennesker har et levende billede af en revisor eller bogholder i deres sind. Det er en gammel, gnaven og konstant plagende person, der lægger til og trækker fra hele dagen lang. Han eller hun er fremragende med tal og papirer. Denne stereotype er dog stærkt påvirket af medier og film.
I virkeligheden har bogholdere intense og essentielle opgaver at udføre. Virksomhedens velbefindende og økonomiske succes afhænger af deres arbejde. Det er langt mere end blot at udbetale løn fra bankkontoen eller sende fakturaer til chefen eller chefdamen for at få dem underskrevet. Så det kan være forvirrende, hvad der kan betragtes som en effektiv bogføringsservice? Vi er her for at hjælpe med at finde ud af det!
Du elsker at hade det
I virksomhedsejeres og/eller projektlederes tanker er bogføringsopgaver meget trivielle og fulde af bureaukrati. Ingen kreativitet, idégenerering eller magisk brainstorming her. Bare prikker, cifre, kommaer og selve essensen af forretning - penge. Det er for det meste sandt. Revisorer skal være meget tålmodige, pålidelige og transparente. Langt fra alle kan klare denne slags arbejde, endsige være effektive i det. Derfor er de et dyrt aktiv at holde på lønningslisten.
Hvis du er aktionær, administrerende direktør eller ejer, er din revisor næsten som din højre hånd. Hvis de udfører deres arbejde godt, er virksomheden dømt til minimale tab og maksimal profit. Men på grund af deres fiasko kan du ende med bøder eller værre endnu - gå konkurs.
Vi kunne give dig en oversigt over IFRS (International Financial Report Standards), US GAAP, JMIS osv., men det ville tage lang tid, være banalt og kedeligt. Lad os overlade det til revisorerne, og for nu vil vi fokusere på, hvad en effektiv revisor bør være ansvarlig for, og hvilken værdi han eller hun kan tilføre din virksomhed.
Det er på ingen måde en simpel opgave, men mange virksomheder har ikke de økonomiske ressourcer til at ansætte interne revisorer. Det nuværende mikroklima i erhvervslivet skifter støt mod outsourcet regnskab. Ikke desto mindre skal du ansætte eller finde en revisor, for hvis dine tal ikke stemmer overens, vil problemerne komme i hopetall, og de vil komme hurtigt.
Så det naturlige valg ville være at søge efter den mest omkostningseffektive løsning, ikke? Men hvordan ansætter man en kompetent og vidende bogholder uden at gå ud af lommen? Her er vores tre trin til effektiv bogføring til hjælp.
1 Trin: Opsætning af det
For at komme i gang skal du oprette bogføringssystemet. Ser man på langsigtet stabilitet, skal man sikre sig langsigtede regnskabsmæssige muligheder. Køb licenseret software, ansæt folk, eller underskriv en kontrakt med et bureau. På denne måde bliver du ikke efterladt strandet uden tilstrækkelig hjælp.
Hvis en nyligt ansat revisor ikke har noget software eller system at arbejde med, vil de kun forbruge ressourcer og vil ikke bidrage til virksomheden.
Valg af det rigtige system/software
For begyndere eller små virksomheder kan du prøve at blande dig med Excel eller Google Sheets. Disse data er dog meget følsomme og vitale, og det vil derfor blive kedeligt og kolossalt vanskeligt at administrere dem med Excel, hvis du planlægger at vokse og udvide. Det ville være bedst, hvis du havde den rette software, dedikeret til virksomhedsregnskab.
Der er gratis softwareenheder, men for nøjagtigt at spore transaktioner, overvåge månedlige eller kvartalsvise udgifter og til denne slags ting, skal du finde en software, der kan betales for at bruge. Gratis muligheder begrænser normalt mulighederne for revisor og har færre nuancer, der hjælper med at få mest muligt ud af regnskabet.
Du skal prøve en demo eller hyre en revisor, der er vidende om en bestemt platform. Alternativt kan du uddelegere denne opgave til en virksomhed, der har sine egne værktøjer og et etableret system.
Automatisering af tidskrævende opgaver
Den mest bekymrende og forbrugende ressource i forbindelse med regnskab er selvfølgelig penge. Men den tid, der bruges på kedelige ting, er også essentiel. En revisor behøver kun at udføre så meget arbejde, som meget af det kan automatiseres. For eksempel - lønudbetalinger, en tilsyneladende endeløs strøm af fakturaer og tonsvis af andre opgaver kunne planlægges og udføres af computere i stedet for at lade en revisor udføre dem i hånden.
Hvis du foretager mindre end halvtreds transaktioner om måneden, vil det selvfølgelig ikke spare dig meget, men hvis din virksomhed håndterer mere, så stol på os - automatisering bør stå højt på din prioritetsliste.
2 Trin: Styring af økonomi
For virksomhedens leder er intet vigtigere end økonomi. Hvis pengene fortsætter med at strømme ind i din virksomhed, og de forvaltes korrekt - vil du være profitabel. Men hvis den økonomiske forvaltning er dårlig, kan din idé, uanset hvor revolutionerende eller exceptionel den er, smuldre lige foran dig. Økonomiforvaltning opsluger alle pengebevægelser i din virksomhed. Alle udgifter og indtægter overvåges og bør overvåges med den største præcision. Det er, hvad du bør kræve af din revisor.
Bogholderi
Det er grundlaget og fundamentet for alle andre elementer i økonomistyring. En bogholder kender dine månedlige udgifter og indtægter og bør rapportere alle mærkværdigheder eller mærkelige detaljer. Fra oprettelse af dokumenter og helt frem til at finde den 3 år gamle faktura for kaffeleveringen til en firmafest, bør din bogholder vide alt om pengebevægelser inden for din organisations vægge.
Betalingspligtige
Da overdreven eller ubetalt gæld kan føre til alvorlige tilbageslag, tvangsauktion eller endda konkurs, er det en væsentlig del af effektiv økonomisk forvaltning. Hvis opgaverne ikke er automatiserede, kan også de mest talentfulde, flittige og præcise bogholdere gå glip af et par betalinger. Så er det et automatisk indhug i dit forhold til kreditor eller leverandør.
Det er bedst at betale leverandører og kreditorer først, fordi din virksomhed er afhængig af deres goodwill og tilfredshed.
Tilgodehavender
Debitorer (for det meste fakturaer) er den anden ende af spektret. Det er den største enkeltstående indtægtskilde for 99.9 % af virksomheder på verdensplan. Hvis dine organisatoriske valg og regnskab er træge med at spore, hvem der har betalt, og hvem der ikke gjorde, kan du ende med et tab eller en negativ saldo i slutningen af måneden, kvartalet, året.
At styre dette mål er afgørende for dit økonomiske velvære. Hvis du laver flere handler, transaktioner eller underskriver kontrakter med andre parter og kunder, skal håndteringen af debitorer være noget automatiseret. Selv en enkelt forsømt eller glemt indtægtskilde kan potentielt hjemsøge dig i fremtiden.
Skatter
Den største bunke af problemer for alle virksomheder. Fradrag, undtagelser, nuancer, juridiske kompleksiteter og regnskabstricks spiller alle ind. For en gennemsnitlig Joe er skattesystemet den største enkeltstående Terra Incognita i forretningsverdenen. Forskellige markeder har forskellige regler og skattesystemer, men din revisor skal kende dem ud og ind. Da den korrekte fortolkning af skattelovgivningen og afskrivninger, gjort rigtigt, kunne øge din rentabilitet og/eller minimere tab.
Desuden er skatterapporter, der er udført forkert, også en trussel. Denne del er uden tvivl det vigtigste ansvar i en revisors arbejde. Større virksomheder har lange og intense skattesessioner, hvor både juridisk afdeling, revisorer og finansanalytikere udarbejder den bedste plan for beskatning og udarbejder en grundig rapport til skatteinspektørerne/skattevæsenet mv.
Bank/kreditkort transaktioner og afstemning
Vi nævnte adskillige væsentlige aspekter af regnskab. Dette (transaktionsstyring og afstemning) bliver nogle gange overset på grund af den betydelige byrde, som beskatning og kontoadministration medfører. Bank- og kreditkorttransaktioner falder også ind under en revisors ansvar. Han eller hun skal sørge for, at alt er lovligt, og at betalinger eller brug af virksomhedskreditkort er godkendt, og at medarbejderne ikke misbruger eller udnytter virksomhedens ressourcer. Ved at give revisoren mulighed for at overvåge og administrere banktransaktioner, giver du dem også mulighed for at håndtere kreditorer og tilgodehavender, så dette kan være en "to fluer med ét smæk"-situation.
Med hensyn til afstemning kan der ske dårlige ting, hvis det ikke gøres rigtigt. Dette er en større risiko for mindre virksomheder, men større virksomheder kan også lide skade, hvis saldierne ikke stemmer overens. Blandt de mulige farer er regnskabsmæssige fejl, der fører til et ubalanceret budget, unøjagtige skatteopgørelser, overtræk og forskellige andre typer unødvendige tilbageslag.
3 Trin: Økonomiske rapporter og analyser
Resultatopgørelse
Meget selvforklarende. En revisor eller bogholder indsamler alle de økonomiske data, der er akkumuleret over en bestemt periode, og derefter "opbygger" han eller hun resultatopgørelsen. For aktionærer er det et vigtigt stykke data, der viser, om virksomheden er på rette spor, eller om der skal foretages ændringer. Disse dokumenter og tilstrækkelig udarbejdelse af sådanne papirer er stærkt forbundet med virksomhedens sikkerhed og rentabilitet.
Erklæringen skal afleveres til bestemte institutioner. For eksempel i USA rejser din indkomstopgørelse til Securities and Exchange Commission, og i andre lande er der forskellige organer for dette.
Års- og kvartalsrapporter
En rapport vil give aktionærerne, den administrerende direktør, mulighed for at analysere alle aktiviteterne i den foregående periode. De fleste virksomheder har en tendens til at lave kvartalsvise og årlige rapporter for at holde en praktisk tilgang i længere tid. I løbet af 12 måneder kan meget ændre sig, det er grunden til, at nogle organisationer (især nye) endda vælger at lave rapporter hver måned eller mindst en gang i kvartalet. Dette hjælper med beslutningstagning og optimering af cash flow for maksimal profit.
Forecasting og se ind i fremtiden
Særligt afgørende for aktionærer, offentlige virksomheder, eller før en børsnotering, hjælper prognoser og fremtidsprognoser alle virksomheder med at tiltrække investorer og forberede sig på fremtiden. Hvis en revisor kan udarbejde en prognose, kan ansvarlige personer præsentere den for potentielle investorer og udvide din virksomhed.
Forecasting vil hjælpe med at springe og forblive foran konkurrenterne eller bringe yderligere penge ind.
Det sidste råd - Outsource
Kun 33-40 % af nye virksomheder laver deres regnskab internt. Da det er et enormt specifikt og særligt erhverv, er det svært at få øje på ufuldkommenheder og overvåge deres arbejde. Du skal stole fuldt ud på din revisor og bogholder.
En nem løsning er outsourcing og nearshoring virtuelt regnskab.
Lad os vise dig, hvorfor en outsourcet løsning kan være en meget smartere løsning.
- Tilføjet fleksibilitetLad os sige, at du kender dine regnskabsbehov. Hvis din virksomhed for eksempel kun har brug for 125 timer til at administrere den, betaler du kun for det nævnte antal timer, ikke mere. Når behovet stiger, kan du også udvide tjenesterne, lige så meget som du har brug for, uanset om det er 5 eller 100 timer mere. Med en intern medarbejder skal din virksomhed derimod betale løn, selvom han eller hun kan sidde uden mange meningsfulde opgaver tilbage at udføre.
- Forbedringer af arbejdsgange. Fra top til bund vil en outsourcet regnskabsoperation være meget nemmere at overvåge og tildele arbejde til. Seniorrevisoren kan håndtere de mere vanskelige opgaver, mens juniorer hjælper og udfylder hullerne, mens de lærer rebene. Der er flydende kommunikation mellem dem
- Bedste resultater uden yderligere investeringer.
- Færre bekymringer. Interne regnskabsmedarbejdere skal løbende modtage kompetent træning. Dette håndterer vi, når vi i stedet vælger at outsource. Fra software og udstyr, arbejdsplads og kontrakter tager de rigtige virtuelle bureauer sig af alt, så du ikke behøver at gøre det. Tildel kun arbejdet, og overlad resten til dine eksterne medarbejdere.
- Merværdi. Modtag ikke kun regnskabstjenester, men også konsultationer om en række forskellige emner. Begyndende med softwarevalg, slutter med selvangivelser og alt, hvad der passer ind i regnskabets niche.
Outro og sidste tanker
Regnskab er et vigtigt aspekt af enhver virksomhed. Hvis din virksomhed var en menneskelig krop, ville revisoren være dens centralnervesystem. Det ville overvåge alle handlinger og transmittere tilsvarende signaler, der hjælper kroppen med at beskytte mod farer og være gladere og stærkere, både på kort og lang sigt. Deres arbejde er meget komplekst og udfordrende; derfor er det højt værdsat. Du kan dog vælge mindre omkostningskrævende løsninger til korrekt regnskab ved nearshoring i stedet for overforbrug.
Har du et spørgsmål?
Kom i kontakt!
Baltic Assist leverer en omfattende outsourcing-løsning, der sparer omkostninger, øger effektiviteten og strategisk beslutningstagning for din virksomhed.
