Introduktion til Outsourcing Regnskab
Mange små virksomheder, nystartede virksomheder og iværksættere finder det udfordrende at ansætte en revisor. Især med de rette færdigheder til at udarbejde deres virksomheds regnskaber, administrere bankkontodrift, analysere økonomiske data og forberede de udgående fakturaer.
I dag er det endnu mere udfordrende at finde en kvalificeret og kvalificeret person til en overkommelig pris.
Mere end 1/3 af små virksomheder outsourcer deres regnskab. Interessant nok føler de fleste små virksomheder, der outsourcer, sig ikke godt tilpas med at lave regnskabet på egen hånd.
Selvom det er almindeligt antaget, at regnskab og bogføring skal foregå inde i virksomheden. Men det er vigtigt at spørge dig selv, om du har de nødvendige færdigheder og erfaring til at udføre dette job. Har dine medarbejdere også erfaring nok til at kupere med stigende regnskabsopgaver. Sammenlagt mener 62 % af alle små virksomheder, at de betaler for meget deres skat.
På grund af dette faktum, kan du overveje outsourcing af regnskabsydelser til en virksomhed, der har den rette viden og kvalifikationer. Også hvilken virksomhed kan udføre det samme arbejde mere kvalitativt og omkostningseffektivt.
Af samme grund har mange administrerende direktører bemærket forskellige positive aspekter ved outsourcing af bogførings- og regnskabsydelser. Det er vigtigt, at outsourcing af sådanne tjenester bør være uden nogen negative virkninger for deres virksomhed, medarbejdere og kunder.
Derfor ønsker vi at dele de 7 bedste fordele, som vores kunder i Danmark, Norge, Sverige og Schweiz allerede har oplevet, efter at de besluttede at outsource bogføring og regnskab.
7 Fordele ved at outsource regnskabs- og bogholderitjenester
1. Omkostningsbesparende regnskabstjenester
Generelt betragter de fleste virksomheder, at outsourcing er ekstra og derfor den unødvendige omkostning for deres virksomhed. Det er slet ikke den rigtige opfattelse. Faktisk er det modsat.
Vores kunder, der outsourcer regnskab, er villige til at reducere deres udgifter, men vigtigst af alt, uden at forringe kvaliteten.
De besparelser, som outsourcing normalt giver, kan være ganske betydelige, da de fleste virksomheder kan tilbyde deres tjenester til lavere omkostningssatser (typisk på grund af lavere lønomkostninger på deres placering).
Desuden sparer du ved at outsource penge på at betale løn, skatter, kontorartikler og fordele for fuldtids- eller deltidsansatte. Du betaler kun for det, du har brug for. Der er intet tab i produktivitetsomkostninger, der følger med at ansætte fuldtidsansatte.
2. Eliminer tid og omkostninger ved ansættelsesprocesser
Hvis du vil se på billedet, er rekrutteringsprocessen et stringent job. Det kræver ressourcer at styre det, fra at skabe en rekrutteringsstrategi til at udvælge ansøgere til at interviewe dem. Rekrutteringsprocessen tager din virksomhed tid, det koster, og du bliver nødt til at dedikere tiden til dig selv eller medarbejderen.
Mange virksomheder overvejer ikke den tid, de bruger på at lede efter en professionel revisor. Og tid hænger lige så godt sammen med omkostninger. Der skal redegøres for besparelser ved outsourcing af forretningsprocesser.
3. Spar din tid
Efterhånden som din virksomhed vokser, vil du opleve, at du bruger mere tid på at administrere dine penge og mindre tid på at skalere virksomheden. Derfor hjælper outsourcing af administrative opgaver som bogføring og regnskab dig med at fokusere din tid, energi og ressourcer på at skabe forretningsstrategier. Det vil give mere omsætning, samt netværke og opbygge relationer med dine kunder.
4. Sagkyndige revisorer og bogholdere
Outsourcing kan give dig muligheden for at hyre en professionel med et højere niveau af ekspertise til en overkommelig pris.
Outsourcede bogførings- og regnskabsservicefirmaer skal løbende forbedre deres færdigheder og kvalifikationer for at forblive konkurrencedygtige på markedet. Forestil dig, at 50 mennesker arbejder på det samme kontor. De kan nemt dele de nye regnskabstrends, løsninger og værktøjer. For at tilføje mere, har gode regnskabsvirksomheder mere omfattende adgang til uddannelser, kurser, og de deltager løbende.
Desuden giver outsourcing til et revisionsfirma dig adgang til holdet af revisorer. For eksempel hos Baltic Assist får virksomheden til fastpris et hold af revisorer. Ikke kun én person til at håndtere forskellige slags opgaver.
Ved at vælge outsourcingfirmaet med omhu, kan du være sikker på, at dit regnskab er i den pålidelige og kyndige virksomheds hænder.
5. Nem skalering af regnskab
Regnskabstjenesteudbyderne har mængden af tilgængelighed til at skalere dine tjenester betydeligt uden forsinkelse. Hvis dine bogførings- og regnskabsopgaver for eksempel overstiger antallet af funktioner for 1 medarbejder, kan du nemt blive håndhævet med den ekstra arbejdsstyrke. Uden behov for at gennemgå en streng rekrutteringsproces.
Desuden opkræver regnskabs- og bogholderitjenesteudbydere på timebasis. Det betyder, at du kan skalere op eller ned i timerne uden nogen afbrydelse.
6. Automatiseringsteknologier
De fleste virksomheder bruger software til regnskabsautomatisering for at spare tid. Det vil spare tid, men vigtigst af alt, det reducerer risici. Automatisering af regnskab er at minimere menneskelige fejl. For det andet, i automatiseringssoftware, får revisorer realtidsrapporter. De hjælper med at fange potentielle problemer og løse dem på et tidligt tidspunkt. For det tredje vil det reducere sandsynligheden for intern svindel.
De fleste af regnskabstjenesteudbyderne er højt kvalificerede inden for automatiseringsværktøjerne som f.eks QuickBooks, Legend, Visma, Xero, Microsoft Dynamics, SAP og mere.
Hvis dine revisorer stadig kun bruger Excel-ark - spilder du din tid og dine penge.
7. En revisor er din rådgiver
En god revisor vil altid rådgive om, hvordan man effektiviserer regnskabet. Nogle gange arbejder han måske med et par virksomheder og foreslår en fremragende oplevelse fra en anden kunde. Uanset om det handler om beskatning, regnskabssoftware eller endda at yde finansiel rådgivning.
Når du bør overveje at outsource dit regnskab og bogføring
Ud fra vores erfaring med at arbejde med forskellige skandinaviske og vestlige virksomheder, har outsourcing af bogføring og regnskab en tendens til at fungere bedst, når:
- En lille virksomhed kræver ikke en fuldtidsbogholder, men har brug for en person med flere færdigheder end kontorchefen eller receptionisten kan give.
- En virksomhed af enhver størrelse kan ikke finde en fuldtidsansat med passende evner til overkommelige omkostninger.
- En virksomhed i vækst leder efter muligheder for at skalere sine regnskabs- og bogføringsydelser når som helst.
- De vikarydelser er nødvendige, fx ekstra hjælp til årsafslutninger eller hvis en fuldtidsansat skal på ferie, barsel mv.
Men selv du vil ansætte en dygtig og kvalificeret person, en person (normalt den administrerende direktør) skal stadig være involveret i processen, mens de godkender fakturaer, foretager indbetalinger, gennemgår timesedler osv.
5 ting at se efter før outsourcing
Når du først har besluttet dig for at outsource, bør det næste skridt være at vælge en outsourcingvirksomhed, der passer godt til dine mål og målsætninger, men vigtigst af alt, ville være i stand til at matche dine behov og krav. Vi mener, at kvaliteten af ydeevnen og effektiviteten skal være topprioritet ved outsourcing af bogførings- og regnskabstjenester. Der skal dog også tages hensyn til et par mere væsentlige faktorer.
1. Hvilke regnskabs- og bogføringsydelser har du brug for
Er det for at udarbejde slutningen af månedsrapporter, balancer, lønservice, indberetning til myndigheder eller tage sig af din gæld og tilgodehavender? Du har måske brug for en til at forberede dine bankafstemninger og analyser eller blot indtaste dataene i regnskabssoftwaren? Uanset hvad det ville være, skal du være klar over, hvad du gør personligt, hvad du er internt personale er ansvarlig for, og hvad du vil have en anden til at gøre.
2. Konkurrencedygtige omkostninger interval.
Alle regnskabs- og bogholderivirksomheder har deres betalingsordninger – nogle af dem opkræver timevis, andre hver måned. Derfor kan du vælge den betalingsperiode, der passer bedst til dine behov og budget, men tag ikke din beslutning kun ud fra omkostningseffektivitet.
3. Ekspertise.
Sørg for, at den virksomhed, du ønsker at ansætte, er erfaren, professionel og har de rette kvalifikationer. Husk, at du altid kan bede om nogle anbefalinger fra deres tidligere eller eksisterende kunder, se på deres omdømme på markedet, finansielle stabilitet og vigtigst af alt, deres evne til at levere høj kvalitet og ensartede resultater.
4. Datasikkerhed.
Efter vores mening spiller datasikkerhed en vigtig rolle ved outsourcing af regnskabstjenester online. Det yderst respektable firma håndterer sine kunders data med det mest nødvendige privatliv og sikrer, at hver transaktion er sikker. Det er vigtigt, fordi du ikke kun vil kommunikere pengestrømsoplysninger til dem, men også fortrolige data.
5. Fleksibel serviceniveauaftale.
Regnskabs- og bogholderitjenesteudbyder skal vise deres fleksibilitet og ønske om at matche dine fremtidige behov og krav. Vi anbefaler stærkt, at du tjekker vilkår og betingelser, før du underskriver kontrakten, så du er klar over, hvordan du opsiger aftalen, hvis du ikke er tilfreds med deres arbejde.
6 Regnskabsopgaver Din virksomhed kan outsource i morgen
- Bogføring.
- Rapportering til myndigheder og ledelse.
- Lønbehandlingstjenester.
- Kreditorer (oprettelse af betalinger).
- Tilgodehavender (debitoropfølgning).
Hvis du er villig til at lære mere, er du velkommen til at læse vores artikel om regnskabsydelser, som virksomheder kan outsource.
Bonusråd: Hvis du hyrer et big-fem revisionsfirma til at udføre en revision, bør du fortsætte med at bruge den anden virksomhed til dine regnskabs- og bogføringsfunktioner. På grund af uafhængige regler og standarder inden for revisorbranchen kan et CPA-firma, der udfører en revision, ikke også udføre regnskab og bogføring for samme virksomhed.
Konklusion
Der er betydelige fordele for kunder, der beslutter sig for at outsource deres regnskabsopgaver. Til at begynde med omkostningseffektivitet og slutter med fleksibilitet i forhold til kontrakter eller skalering af antallet af funktioner. Regnskab og bogføring er en vital del af forretningen, men også kompleks. Det kræver tid og specifik viden. Uden regnskabserfaring kan der opstå mange fejl, som kan føre til et fald i din virksomhed eller endda gå konkurs.
Baltic Assist er en pålidelig regnskabsserviceudbyder til små og mellemstore virksomheder med over 500 kunder fra Skandinavien og Vesteuropa. Du kan tjekke vores regnskabs- og bogføringstjenester eller efterlad os et tilbud.