"Efterhånden som flere mennesker er villige til at tage "springet" og åbner sig for konceptet Virtual Assistance, lærer de hurtigt, at det at sætte værktøjerne på plads til at etablere god kommunikation er nøglen til succesfuldt arbejde med en virtuel assistent, siger Janice Byer & Elayne Whitfield-Parr, forfatterne af 'How to Build a Successful Virtual Assistant Business'.
Og det er ingen overraskelse, at enhver succesfuld virksomhed er afhængig af klart defineret og rigtig kommunikationsstrategi så meget som på disciplin, beslutsomhed og fokus. Især hvis du arbejder med en virtuel assistent, spiller den daglige kommunikation en vigtig rolle, fordi kvaliteten af de resultater, du får, afhænger af, hvor godt du har skitseret opgaverne.
Så hvis du stadig tænker på at minimere rekrutterings- og driftsomkostninger samt maksimere din tid, investering og penge, eller du allerede har besluttet at outsource en kvalificeret professionel, som kan fjernadministrere forskellige aktiviteter for din virksomhed, er her nogle tips om hvordan du sikrer en vellykket og effektiv kommunikation med din VA.
FØR DU STARTER
Ifølge Janice Byer & Elayne Whitfield-Parr: "Uanset om du har en etableret virtuel assistent, eller du søger at ansætte en, skal du altid tænke fremad. Hvilken type arbejde vil du tildele, hvordan du vil kommunikere opgaverne og hvordan arbejdet skal udføres’.
Før du beslutter dig for at outsource eksternt personale, anbefaler vores Baltic Assist-team at tage noter om alt, hvad du gør i din virksomhed. Hvilket betyder, at du i en uge eller to skal holde styr på hver eneste opgave, du udfører i arbejdstiden, og opdele den i følgende kategorier:
- Nøgleopgaverne (f.eks. udvikling og styring af din forretningsstrategi osv.)
- Vigtige, men rutinemæssige opgaver (f.eks. bogføring, udarbejdelse af rapporter, organisering af møder, håndtering af kundehenvendelser, udarbejdelse af regnskaber osv.)
- Nyttige, men ikke væsentlige opgaver (f.eks. promovering af din virksomhed på sociale medier, undersøgelse af potentielle kunder og forretningsmuligheder osv.)
Og selvom, 'Mange virksomhedsejere har svært ved at uddelegere opgaver, fordi de føler, at de opgiver kontrollen. Jeg er her for at fortælle dig, at opgivelse af kontrol ikke kunne være længere fra sandheden! At uddelegere betyder ikke at opgive kontrollen. Det betyder at få kontrol', siger Janice Byer & Elayne Whitfield-Parr. Derfor er det essentielt at identificere nøgleopgaverne, fordi størstedelen af din energi og tid skal bruges på forskellige aktiviteter, som yder et væsentligt bidrag til din virksomhed.
8 TIPS, HVORDAN DU KOMMUNIKERE MED DIN VA
1. EN GOD START ER HALVDELEN AF SUCCESSEN
Hvis du planlægger at opbygge et langsigtet professionelt forhold til dit virtuelle personale, kan det at lære hinanden at kende være den første og den vigtigste ting, du kan gøre. For at gøre det kan du tilbyde et Skype-opkald for at dele din forretningsbaggrund og professionelle mål, samt diskutere dine og dine VA styrker og svagheder for at få mest muligt ud af dette forhold. Du kan også kort gennemgå dine undtagelser og krav, årsagerne til, at du har besluttet at outsource, og vigtigst af alt, de presserende opgaver, som du planlægger at uddelegere til din VA. Desuden kan det være afgørende at diskutere, hvilken del eller position VA vil indtage i din virksomhed; måske vil han være din personlige assistent, bogholder, ekspert på sociale medier, SEO-manager osv.
2. SKAB EN FØLELSE AF ÅBEN KOMMUNIKATION
Det betyder at behandle din VA som en del af dit team og som en del af din virksomhed. Vis mere påskønnelse for indsatsen, men fokuser for det meste ikke på afstanden, tidsforskellen, sprogbarrieren osv. Det kan også være nyttigt at drage fordel af instant messaging platforme, såsom Yammer, HipChat, eBuddy, Viber eller Slack, så du kan være sikker på, at relevant information ikke ligger begravet i bunken af ulæste e-mails. Men hvis flere detaljer skal diskuteres, er tale- eller videoopkald en effektiv måde at kommunikere på.
3. OPSÆTNING AF REGELMÆSSIG MØDESPLAN OG VIDEOOPKALD
Måske føler du dig bedst tilpas med de ugentlige opkald for at diskutere dine mål og undtagelser for den pågældende uge, eller du foretrækker at have korte opkald hver morgen for at gennemgå de presserende opgaver for den specifikke dag. Det er lige meget, hvilken vej du vælger, men brug altid lidt ekstra tid på at angive det primære formål med hver samtale. På denne måde vil du være sikker på, at du holder fokus på nøglepunkterne for netop den opgave eller det pågældende projekt. Desuden kan det være nyttigt at bede din VA om at sende dig et resumé efter din samtale, så I begge har en overordnet forståelse af, hvad der forventes af leverancen.
4. MASTER E-MAILINGSYSTEMET
Det er en fremragende metode til at kommunikere for dem, der ikke har tid til videoopkald ofte eller måske er der stor tidsforskel mellem dig og din VA. Derfor kan I altid aftale at udarbejde og sende e-mails med klare instruktioner, inden I starter en ny opgave eller et nyt projekt. Det kan også være værd at anmode din VA om at svare på hver e-mail, du sender, på denne måde kan du spore fremskridtene og give besked, når du skal handle og træde ind for at få tingene tilbage på sporet. Vores VA-team foreslår også, at hver e-mail kun er relateret til ét emne, fordi det kan skabe en masse forvirring at forsøge at håndtere alt i én e-mail. Så ved at holde hver e-mail til hvert problem gør det lettere at svare og sortere oplysningerne om forskellige opgaver og projekter.
5. OVERSIGT KLART OPGAVER
Det er vigtigt at være så informativ som du kan, hvilket betyder klart kommunikere dine krav, forventninger og deadlines, give en detaljeret beskrivelse af de kommende opgaver og projekter, men vigtigst af alt, tøv ikke med at bede din VA om at bekræfte forståelsen . Det er også helt naturligt, at jo længere du arbejder med din VA, jo lettere bliver det. Derfor er det essentielt for at bygge et stærkt fundament i starten. Vær også realistisk med hensyn til tidsforventninger eller spørg din VA, om den opgave, du har fremhævet, er overskuelig inden for den tidsramme, du har sat op til den.
6. UDNYT FORSKELLIGE KOMMUNIKATIONSVÆRKTØJER
I dag er der mange forskellige måder at holde kommunikationen i gang, startende fra e-mails og forskellige meddelelsesplatforme, såvel som tale- eller videoopkald via Skype, Google Hangouts, GoToMeeting, SightSpeed eller bare over telefonen. Desuden kan du dele din Google-kalender, så din VA kan hjælpe dig med at organisere møder, administrere din tidsplan og konfigurere påmindelser. Hvad mere er, hvis du vil være opmærksom på alle ændringerne og de kommende begivenheder, kan du altid synkronisere din kalender med din smartphone eller tablet. Desuden er Trello et andet spændende værktøj til at organisere og dele dine daglige opgaver og to-do-lister. Desuden giver det et klart visuelt overblik sammenlignet med ethvert andet projektstyringsværktøj.
7. OPRET DELTE SYSTEMER (Dropbox, Google Drive, Microsoft One Drive)
På denne måde kan du spare dig selv for besværet med konstant at e-maile deadlines, projektlister og opdateringer, nyhedsadgangskoder osv. Desuden kan du aftale at planlægge din VA's daglige/ugentlige opgaver ved at oprette de delte dokumenter, så I begge kan holde øje hvad der forventes udført, og hvad der allerede er afsluttet. Det er selvfølgelig vigtigt at sikre tillid og sikkerhed, når du deler dine vitale oplysninger, kortoplysninger og adgangskoder med en, du stadig lærer at kende.
8. GI FEEDBACK & MOTIVER
Det er afgørende at værdsætte succesen, nåede deadlines, men vigtigst af alt, at belønne færdigheder. Desuden giver det at have regelmæssige anmeldelser begge sider mulighed for at diskutere eventuelle bekymringer, evaluere resultaterne og være klar over de nødvendige ændringer og potentielle forbedringer inden længe. Udover positiv feedback kan et venligt ord eller opmærksomhed gå langt for en motiverende person til at lægge en ekstra indsats i arbejdet, og vigtigst af alt, åbenbart øge produktiviteten og effektiviteten.
KONKLUSION
Og endelig er disse tips og værktøjer, som vores VA-team har genereret og delt her med dig, designet til at hjælpe dig med at sikre effektiv og effektiv kommunikation med din virtuelle assistent. Så tag et eksempel fra vores erfaring og brug e-mail-systemet til at indstille kravene og undtagelserne for ugen, mens tale-/videoopkald til detaljeret drøftelse af leverancerne og de igangværende (specifikke) projekter. Husk også, at det kun er op til dig, hvordan hvert værktøj eller teknik vil blive vedtaget i din virksomhed, men dit endelige ansvar er at træde tilbage og lade dine eksterne medarbejdere udføre det arbejde, du har hyret dem til at udføre.