Ligesom stort set alle sektorer under tech-paraplyen, er muligheden for at have en virtuel assistent til rådighed for dig, blevet mere realistisk ved at udvikle teknologi. For pokker, virtuelle assistenter behøver ikke nødvendigvis engang at være mennesker længere. Udviklingen af forskellig software har gjort det muligt for apps og platforme at hjælpe os med at håndtere vores daglige rutiner næsten lige så godt, som et menneske kunne, og til en brøkdel af prisen.
Integrationen af Smart Virtual Personal Assistant (SVPA) platforme i apps er i høj efterspørgsel. Tech-giganterne Google, Apple og Yahoo viser et tydeligt tegn på behovet for en overkommelig sidemand i en tid, hvor produktiviteten er sværere at opretholde end nogensinde. Det kunne enhver professionel bruge virtuel assistent for at spare dem tid og penge og samtidig frigøre mere personlig tid, og denne VA-software og -apps er de bedste muligheder for at gøre netop det.
Kommunikationssoftware
Uden platforme til at lette fjernkommunikation ville virtuel assistance ikke være mulig. Heldigvis for os er den stadig mere hyggelige globale markedsplads blevet eftermonteret med værktøjer, der gør det muligt for assistenter, arbejdsgivere og kolleger at forblive i næsten konstant kontakt.
RingCentral er den alt-i-en cloud-telefontjeneste, som de fleste professionelle drømmer om. På ethvert niveau i forretningsverdenen, fra Fortune 500 til mor- og popbutikker, kan et ubesvaret opkald betyde kompromittering af et potentielt partnerskab. RingCentral tillader stress at blive taget ud af ligningen. Det giver fagfolk en bred vifte af muligheder, uanset om de er på et Holiday Inn i Kansas eller deres kontor i New York City.
Da det er cloud-baseret, er der ingen grund til at betale store penge for tjenesten. Ikke desto mindre kompromitterer manglen på fysisk opsætning heller ikke RingCentrals kvalitet. Platformen tilbydes til både Android- og iOS-operativsystemer. Det giver brugerne mulighed for at oprette og deltage i konferenceopkald samt sende og modtage SMS-beskeder, faxer, high-definition telefonopkald og andre meddelelser. Og som det er tilfældet med meget cloud-baseret software, vil du ikke være bundet til forældet teknologi, hvilket betyder, at du har en allerede fremragende, men stadig udviklende kommunikationssoftware for kun 25 dollars.
Slack er blevet et af de mest betroede navne inden for onlinebeskeder til én-til-én og teamsamarbejde. Det har ikke kun en brugervenlig grænseflade og en række chatmuligheder. Det giver også mulighed for nem integration med tonsvis af eksterne applikationer. Det gør Slack til en slags open source messenger for både kreative og forretningsfolk.
- Microsoft Teams (Alternativ linse zoom)
Microsoft Teams er et fremragende værktøj til videoopkald. Uanset om det er en-til-en, konference med kunder eller virtuelle møder med dit team. Især i et fjerntliggende arbejdsmiljø. Hvis din virksomhed i vid udstrækning bruger Microsoft-apps – Teams er værktøjet. Ikke desto mindre er dette værktøj stærkt integreret med Microsofts miljø. Hvis din virksomhed for eksempel er OS-bruger – Zoom ville være det bedste valg.
Tidssporingssoftware
Fjernmedarbejdere ved, at tillid er afgørende for at skabe troværdighed hos en klient. Tidsregistreringsteknologi er blevet så bredt tilgængelig, at klienten ikke behøver at spekulere på, om deres eksterne teammedlem er ærlige med deres timeseddel. I mellemtiden kan fjernassistenten være rolig ved at vide, at deres klient ved præcis, hvilke tjenester de modtager på en bestemt tidsramme.
Hubstaff er et ret grundlæggende værktøj, men virkelig nyttigt, hvis du har brug for at evaluere din medarbejders præstation. Især i disse dage, hvor størstedelen af medarbejderne arbejder hjemmefra. Lederen kan spore den samlede tid og/eller opgaver eller projekter separat. Det er en fordel at se, hvordan din medarbejder klarer sig dagligt, ugentligt eller/og månedligt.
Desuden kan lederen implementere timelønnen og overvåge, hvor meget hvert projekt koster. Det er også nyttigt, hvis du arbejder med entreprenører eller freelancere ved at følge deres tidsforbrug og omkostninger i én rapport.
Dette værktøj har en nyttig freemium-version, men prisen på premium-versioner, startende fra 7 $ måned/bruger, er ganske rimelige.
Wrike er så meget mere end blot et værktøj til at spore den tid, dine eksterne medarbejdere lægger i deres arbejde. Det er en one-stop-shop platform, der giver mulighed for fjernsamarbejde på en måde, der er renere, enklere og mere mangesidet end konkurrenterne.
Med Wrike kan du gøre din forretning og spore projektproduktion samme sted. Ingen ekstra analyse- eller behandlingsplatforme er nødvendige. Dens 3-panelede visning gør, at arbejdet og data kan ses uden at skifte skærm. Derudover giver Wrikes indbyggede kommunikationsfunktioner dets brugere mulighed for at gøre opmærksom på specifikke problemer eller funktioner på skærmen.
Der er en god grund til, at Wrike modtager fantastiske anmeldelser fra kreative, professionelle og praktisk talt alle, der objektivt tester platformen. Det er robust, men alligevel simpelt, og kombinerer analyser, tidsregistrering, kommunikation og evnen til at fuldføre et givet projekt i samarbejde og eksternt.
Business Administration Software
Når det kommer til overfloden af software, der er på markedet og rettet direkte mod den enorme vifte af professionelle sfærer, kan 'business administration' betyde stort set alt. Så vi regnede med, at den bedste mulighed var software, der gjaldt næsten alle professionelle: oprettelse af dokumenter, deling og underskrift.
Ikke alene bringer PandaDoc-varemærket tankerne hen til et af de mest yndige, humørløftende pattedyr, der nogensinde har gået på jorden, men det er også en fandens nyttig service. Uanset hvad du lever af, vil der være et tidspunkt, hvor du enten skal oprette, dele eller underskrive et dokument. Uanset om du er på ansættelsessiden eller den, der bliver ansat.
Med PandaDoc har det aldrig været nemmere at oprette, sende, modtage, dele og signere eksternt på den stiplede linje. Fra PDF-filer til Docs og andre digitale formater letter PandaDoc fjerntransmission af originale eller brugte dokumenter med juridisk bindende status, der er iboende for platformen.
Lad dig ikke blive brændt af en forretningspartner, fordi du ikke har taget dig tid til at skyde dem over et dokument eller selv underskrive en aftale. Med PandaDoc er det en leg at sende og modtage en John Hancock.
Fildeling og lagringssoftware
Nogle gange er de mest anerkendte navne i spillet så almindeligt kendte, fordi de har fået deres fremragende ry. I tilfælde af ekstern fillagring får intet navn mere slidbane end Dropbox, og ja, det er der en god grund til. Men da Dropbox sigtede mod at skabe en platform primært for erhvervslivet, rodede de rundt og gjorde en god ting endnu bedre.
Almindelig gammel Dropbox er blevet adopteret af utallige personer, der ikke har lagerpladsen på deres harddisk. Også dem, der har mangel på tålmodighed til løbende at afbryde og tilslutte en ekstern fysisk enhed. Og hvorfor ikke? Deres ry for sikkerhed er velfortjent, og det er bare så forbandet nemt at bruge!
Dropbox Business har alle Dropbox's bedste funktioner. Startende fra enkelhed, sikkerhed og en række fillagringskapaciteter til nem adgang. Det sætter et professionelt twist på vinderformlen. Dens tilsigtede brug af virksomheder betyder, at opbevaringsmulighederne er vigtigere end nogensinde. I mellemtiden steg sikkerhedsforanstaltningerne et trin for at afspejle de følsomme oplysninger, der ofte deles mellem klienter.
Du undrer dig måske over, hvorfor dine slettede filer af stort set alle formater kan gendannes. Selv måneder efter du smed dem i den virtuelle skraldespand. det er Dropbox's varemærke-filgendannelse, der gør denne platform uovertruffen. Muligheden for at indstille brugerdefinerede tilladelser og adgangskoder giver dig mulighed for at behandle individuelle filer med deres niveau af sikkerhedsforanstaltninger. For ikke at nævne, den let integrerede Dropbox Business kræver ikke, at du bryder banken. Det er tilgængeligt for så lidt som $8.
I disse tider med karantæne og arbejde hjemmefra er en sikker og pålidelig fildelingsapp et must. Hvis din virksomhed har en Microsoft Business-pakke, hvorfor så ikke bruge One Drive (inkluderet i pakken). Den har problemfri integration med andre MS-produkter, hvilket gør det muligt at afsløre det fulde potentiale af en app.
Med virksomhedskontoen kan du få 1 TB datalagring, hvilket er mere end nok deling og lagring af filer.
At opsummere
Med disse virtuelle assistent-apps og software vil du få dækket dine professionelle baser. Disse værktøjer er især afgørende i disse tider, hvor medarbejderne skal arbejde hjemmefra. Uden dem er det næppe til at tro, at nogen af fjernmedarbejdere kunne arbejde effektivt. Udover det, hvis du ansætter eller kontrakt fjernassistenter, eller opbygning af en fjernarbejdskultur, kan hvert af disse værktøjer stadig gøres nyttige, uanset hvilket job du udfører.