De fleste virksomheder er for små til at håndtere alle de nødvendige tjenester til deres daglige drift internt. Selv når de er store nok til at have råd til interne afdelinger til mange facetter af forretningen, vil de normalt også benytte tjenester fra eksterne eksperter.
For små virksomheder og enkeltmandsvirksomheder er outsourcing ikke et spørgsmål om hvis, men hvordan.
Der er generelt to tilgange til outsourcing, som virksomheder vælger. Selvfølgelig kan de se ens ud ved første øjekast, men i virkeligheden er de meget forskellige. Enhver virksomhed eller person, der tager fat på, hvordan man griber outsourcing an, bør overveje et fjerntliggende team på land, der har et vist niveau af forbindelse med virksomhedens daglige drift, såsom lejlighedsvise kontorbesøg og deltagelse i virksomhedens kultur. Den anden mulighed er en mindre involveret, offshore fjerntjenesteudbyder med den definerede opdeling fra virksomheden selv, mere i fjernentreprenørens form.
Ingen mangel på muligheder
Der er masser af outsourcing udbydere, og de adskiller sig med hensyn til pris, beliggenhed og servicekvalitet. Som enhver virksomhedsejer eller enkeltperson, der har gennemgået outsourcing-søgningsprocessen, ved, er det nogle gange en prøve- og fejlproces. For at begrænse den tid og de ressourcer, du bruger på at spore den rigtige fjerntjenesteudbyder, skal du overveje dit ultimative mål. Det kommer til at afhænge af den specifikke tjeneste, du vil outsource.
Den første overvejelse mellem at vælge onshore-enheden eller offshore-tilgangen er, i hvilket omfang denne fjerntjenesteudbyder eller team af udbydere vil være en en del af din virksomhed. Det vil sige dens daglige drift, kultur og beslutningsprocesser. Uanset om du i sidste ende beslutter dig for, at de vil være en integreret del af teamet i disse forretningsaspekter, eller du ønsker en service, der skal fuldføres, mens du holder dem som en tydelig, separat enhed, der kun leverer på deres Key Performance Indicators, skal du være opmærksom på af konsekvenserne af hver tilgang.
Den landbaserede enheds tilgang: fordele og ulemper
Hvis du ønsker et fjerntliggende team med følelsen af ægte, engagerede medarbejdere, der arbejder fra et fjerntliggende sted, er der klare fordele. Den dynamik, der giver disse fjernentreprenører mulighed for at føle, at de har reel input og deltagelse i virksomheden, avler først og fremmest loyalitet. Når de først identificerer sig personligt og professionelt med din virksomhed, kan du forvente, at disse medarbejdere arbejder længere timer, sætter en større ære i deres arbejde og leverer den personlige investering, de nu har i virksomheden.
Fordi disse teammedlemmer sandsynligvis vil være en del af de lejlighedsvise møder på kontoret, begivenheder og beslutningstagningsbrainstormsessioner, vil de føle ansvaret for at afspejle virksomhedens værdier, mens de går den ekstra mil for deres chefer. Når det er sagt, denne vævning af en fjernmedarbejder eller hold ind i virksomhedens struktur og identitet skal overvejes nøje, før du giver dig en sådan tillid.
Din beslutning om at engagere sig i outsourcing af enheder på land kan være genial eller mareridtsagtig, og måske et sted midt imellem disse to yderpunkter. Det afhænger af det eksterne teams kvalifikationer og professionalisme, og hvor godt du undersøger teammedlemmerne for potentielle fejl, før du udvider tilbuddet til at blive en "del af teamet".
Efterhånden som en ekstern medarbejder bliver mere fortrolig med virksomheden og komfortabel i deres rolle på holdet, kommer de uundgåeligt til at foreslå ideer og anbefalinger. Det betyder at finde et eksternt teammedlem, der kan håndtere konstruktiv kritik. I dette tilfælde vil virksomheden sandsynligvis drage fordel af den eksterne medarbejders ekspertise, og hvis de kan håndtere at blive fortalt "tak for forslaget, men vi vil bestå", vil de fortsætte med at forbedre deres niche.
På den anden side kan et eksternt team bestående af et og især flere teammedlemmer, der føler sig berettiget til at tale op på møder om deres vision for virksomheden uden at kunne håndtere professionelt at blive sagt nej, hurtigt føre til nogle alvorlige ansættelse af anger. En utilfreds medarbejder er enhver virksomhedsejers mareridt, og hvis du opdager, at et helt eksternt team består af utilfredse, vil du hurtigt fortryde, at du bragte onshore-fjernteamet så dybt ind i virksomhedens fold. I et endnu værre tilfælde kan en fjerntjenesteudbyder være uvillig til at erstatte en problemmedarbejder på din anmodning, hvilket fører til et grimt ultimatum: skær fjernholdet fuldstændigt ned, og tag omkostningerne ved at miste kvalitetsservice, eller blive tvunget til at operere under en problemmedarbejders tyranni.
Den mest åbenlyse udløser for fortrydelse, når du bringer en onshore-fjerntjenesteudbyder ind i folden, er potentialet, som de ikke kan levere på de lovede tjenester. Hvis de føler, at de er involveret i virksomhedens fremtid, men alligevel ikke kan komme igennem på de garanterede KPI'er, har du en ægte problem på dine hænder. De kan være søde mennesker og det hele, men hvis de ikke kan udføre det lovede job, står du nu over for en ubehagelig adskillelse forude. Når det er sagt, kan du finde ud af, at et fjernhold på land er præcis, hvad du havde håbet og mere til, og i sidste ende vælger du at hente dem ind som fuldtidsansatte. Denne fjerntliggende vej på land til outsourcing er virkelig et tveægget sværd.
Offshore-tilgangen: Sikker, men begrænset
Den mere traditionelle og omkostningsvenlige tilgang til ekstern outsourcing er offshore-tilgangen. Det er mere ligetil, men har også en tendens til at være mere begrænset i potentielle fordele. Disse forretningsrelationer er oftest defineret af Service Level Agreements, der sætter klare parametre for omfanget af det professionelle forhold mellem et eksternt team og modtager.
Disse eksterne teams leverer tjenester, der er bedt om dem, og lidt andet. Fordelene ved dette arrangement er ægte, da disse tjenester har tendens til at være mere omkostningseffektive. Medarbejderne vil sandsynligvis være mere fokuserede på klart definerede opgaver med lidt forvirring eller usikkerhed om en udvidet rolle i virksomheden. Selvom de stadig vil føle sig forpligtet til at opretholde den høje kvalitet af arbejdet for at leve op til deres løfter, holde det professionelle forhold og styrke deres omdømme, vil virksomheden ikke skulle bruge for meget tid på at mødes med de eksterne teammedlemmer. Desuden vil den person eller virksomhed, der betaler for tjenesten, ikke føle noget pres for at bringe dem ind i virksomhedens in-office-kultur. Forretningsforholdet er klart, og det er begrænset til en kontraktligt defineret status: tjenesteudbyder, tjenestemodtager, slutningen af historien.
Ulempen er, at disse tjenesteudbydere, der ikke føler, at de er en del af modtagerens virksomhed, kan være mindre villige til at gå den ekstra mil i deres arbejde. De har sandsynligvis andre kunder, hvis kontrakter også skal overholdes, og at dedikere ubetalt tid og kræfter til en virksomhed, hvis langsigtede planer de måske eller måske ikke er i, er ualmindeligt for de fleste eksterne tjenesteudbydere. Derudover vil de eksterne teammedlemmer ikke få oplevelsen af at komme ind på kontoret, møde medarbejdere og lære virksomhedens kultur, som det onshore remote teammedlem ville. Det betyder, at der muligvis skal dedikeres ekstra tid til kommunikere værdierne at et besøg på kontoret kunne give hurtigere.
Den sidste ulempe ved at begrænse en ekstern tjenesteudbyder til offshore-status er potentialet til at gå glip af værdifulde forslag og ekspertise, som teammedlemmerne kan have, men føler sig uprofessionelle eller ubehagelige at tilbyde. Det er ikke deres rolle, som SLA oplyser ofte. Det kan betyde, at man går glip af et potentielt diamant-in-the-rough-forslag eller medarbejder på grund af det begrænsede omfang af tjenesteudbyderen og modtagerens angivne forhold.
For dem, der vælger offshore-ruten, gør de lavere omkostninger ved at drive forretning og potentielle ulemper, der følger med et onshore-fjernforhold, disse ulemper risikoen værd.
For at konkludere: Et spørgsmål om præference
Nu hvor de primære forskelle, fordele og ulemper er blevet defineret, når det kommer til at nærme sig outsourcing, kan du overveje dine egne behov. Ønsker du et langsigtet, lejlighedsvis fjerntliggende team på kontoret, der gradvist kan vokse med virksomheden, eller foretrækker du et team, der vil udføre opgaven ved hånden, og lidt andet?
Hver virksomheds mål er unikke, og de fleste outsourcer mere end én tjeneste. Hver tilgang har sine risici og fordele, og at tage den rigtige vej i outsourcing af enhver service skal afvejes gennem linsen af virksomhedens eller individets ressourcer og behov fra et eksternt teampartnerskab.