For dem, der læser dette indlæg, er outsourcing nok noget af interesse. Det forstår vi. Virksomheder over hele verden hælder til outsourcing af en række forskellige årsager. Det kan være at reducere omkostningerne og nå et bredere marked, implementere nye strategier eller endda noget helt andet. Outsourcing kan være gavnligt på grund af juridiske, økonomiske eller sociale forskelle mellem lande, regioner eller endda kontinenter.
Ikke desto mindre er det ikke alle, der får det til at fungere. Men hvorfor? Måske er det fordi den komplette viden om vellykket outsourcing ikke kan sættes i én sætning. Succes er ikke let på dette marked. Det er et bredt emne, som kræver et dybere dyk ned i det. Lad os gøre det og dele noget viden med dig om de væsentligste udfordringer ved vellykket outsourcing, og del nogle få tips til at få dig i gang i den rigtige retning.
Det er ikke uden sine udfordringer
Hvis du skulle springe med hovedet først ind i et outsourcing-projekt, er chancerne for, at dine udgifter ville stige, men du ville ikke opnå nogen økonomisk eller faktisk fordel eller reducere udgifterne. Vi hører om virksomheder, der samler tab på flere cifre på grund af uprofessionelle og ihærdige beslutninger om at fordybe sig i outsourcing. Selvom det har betydelige fordele, er det næppe muligt at få det til at fungere uden forberedelse eller opbakning.
Hovedforhindring - at finde den rigtige placering
Den primære udfordring svæver det meste af tiden rundt på stedet. Nogle gange vælger virksomheder at outsource lokalt, som at finde et billigere kontor på tværs af byen. De virkelig effektive og økonomiske løsninger er dog næsten 100 % internationale, nogle gange endda interkontinentale. Hvis et bestemt marked tilbyder nedsat arbejdskraft, uden at skulle gå for meget på kompromis eller overhovedet med hensyn til service eller produktkvalitet, så er det grønt lys at gå. På trods af disse fakta er nogle virksomhedsejere langsomme til at tro, at billigere, outsourcet arbejdskraft er noget godt.
Nå, vi er her for at ændre disse overbevisninger. At udføre en outsourcing-ansættelsesplan ved blot at kende det billigste land er endnu ikke det værd. Udover de lavere omkostninger ved at ansætte folk, skattefrie fritagelser, er der flere faktorer at overveje, før du vælger det sted at outsource.
Baltic Assist indsnævrer det til disse faktorer for at bestemme den bedste placering for outsourcing:
- Lempelige eller fleksible juridiske og politiske betingelser for beskæftigelse og erhverv
- Lav skat for arbejdsgiveren
- Lavere arbejdsomkostninger
- Kulturelle eller forretningsmæssige ligheder
Alt andet af varierende betydning vil sandsynligvis falde ind under en af disse kategorier. Lad os dykke lidt dybere og give eksempler.
Politisk stabilitet + små juridiske barrierer
Geopolitik er vigtigt. Investering på internationale markeder, der ikke har nogen politisk stabilitet, har altid en høj risiko. Det er grunden til, at et mindre EU-land som Belgien med 11.4 millioner mennesker tiltrækker meget flere eksterne investeringer end 46 millioner Ukraine. Forretninger elsker politisk stabilitet. Også lokal arbejdsret er også af stor betydning. Det spiller en væsentlig rolle i den endelige beslutning. For eksempel er det meget mere kompliceret at ansætte en person i Rusland til en udenlandsk enhed end at gøre det i EU. Sådan er tingene bare. Således opstår langt flere amerikansk-baserede eller europæisk-baserede forretningsdatterselskaber i hele EU i stedet for at flytte til et stort marked som Rusland. Så fornuftige beslutningstagere bør overveje et alternativ til Rusland.
Så lad os sige, at du har indsnævret det til to steder: Litauen og det tidligere nævnte Ukraine. Lad os også antage, at begge lande på papiret har lige kompetente kandidater. Ifølge WorldData har Ukraine en meget lavere gennemsnitlig årsløn, så vægten burde sandsynligvis veje til dens favør, ikke? Du vil dog sandsynligvis vælge Litauen på grund af:
- Den mere stabile geopolitiske situation,
- EU-reguleret og overset retssystem
Søger den perfekte beliggenhed med små selskabsskatter
Dernæst - at finde ud af, hvor meget skat du skal betale. Scouting af selskabsskatter går hånd i hånd med det foregående trin. En stor del af virksomheder søger lavere skat. Skattetrykket på nogle hjemmemarkeder er et reelt problem for arbejdsgiverne. Hvilket ikke er nogen overraskelse, når man tænker på, at selskabsskat er en væsentlig brik i at bestemme det næstbedste sted for outsourcing. Ved at kende skattesystemet kan du vælge en ud af to tilgange:
- Den første mulighed, åbne dit datterselskab i det respektive land. Du vil fungere som en organisation i landet og betale alle skatter. Nedenfor sammenligner vi selskabsskatter, som blev pålagt virksomheder i de anførte lande ved udgangen af 2018. Brugt var KPMG’s selskabsskattetabel.
Ovenstående diagram viser procentdelen af selskabsskatten (regnet fra årlig indkomst) rundt om i verden. Ifølge denne info ville du være bedst tjent med at etablere et datterselskab i Ungarn eller Litauen, hvor selskabsskattesatserne er henholdsvis 9 og 15 %. De Forenede Arabiske Emirater og dets 55 % selskabsskat ville være den mindst omkostningseffektive løsning. Det globale gennemsnit på 23.79 % brugt til skala.
- Den anden mulighed, find freelancende personer og omfavn kontraktbaseret beskæftigelse eller brug virtuelle bureauers tjenester. Mens ansættelse af en freelancer kan give blandede resultater, er virtuelle bureauer et klart hjem. Få eller ingen juridiske problemer, dokumenterede specialister, problemløsning i realtid. Denne mulighed er værd at se på.
Ud fra disse data og fakta kan vi antage, at outsourcing til et sted med højere selskabsskat (som fra Danmark til UAE) for at reducere omkostningerne er ineffektivt. Det ville være bedst, hvis du fandt et sted med lavere selskabsskattesatser end dit nuværende hjemmemarked. Et land som Litauen eller Ungarn til en sådan bestræbelse er normalt meget bedre.
Bestemme, hvor man kan finde mere overkommelige medarbejdere
Når vi taler om forretningsudgifter, er intet dyrere end ansatte. Mennesker er den mest værdifulde og mest krævende ressource. Uden ordentlige og dygtige specialister ville selv de bedste mærker og organisationer gå i stå. Alle værdsætter talent, og virksomheder sparer ingen omkostninger for at ansætte de bedste og dygtigste.
Der spekuleres bredt i, at en ’god’ og dygtig medarbejder er dyrere at ansætte end en med lavere kompetencer, hvilket slet ikke er sandt. Selvom dette faktum på et hjemmemarked og lukket marked kan have en vis sandhed, på globalt plan, med hensyn til outsourcing, smuldrer sådanne spekulationer til støv.
Et eksempel: den gennemsnitlige månedsløn i Israel var ved udgangen af 2017 omkring 2,575 euro pr. måned. I Danmark lå den på 5,485 Euro (begge tal er før skat), altså mere end 2x højere. Tallene tyder altså på, at danske arbejdere er mere kvalificerede end israelere, og at det efterfølgende koster mere for virksomhederne at ansætte, ikke? Forkert. Sådanne konklusioner er ifølge Verdensatlasen modsatte af sandheden. Israel har verdens fjerdemest kompetente arbejdsstyrke, mens Danmark ikke engang knækker top 10.
Ikke desto mindre, når man ser på tingene fra et objektivt synspunkt, er det lidt mere kompliceret at ansætte den bedste person til jobbet end blot at sige dyrt=bedre eller billigere=bedre. For eksempel siger statistik, at finnerne har verdens mest succesrige skolesystem; således vil lærere sandsynligvis blive værdsat højere og være mere kompetente end specialister fra et land med svagere skolesystemer.
Det betyder dog ikke, at f.eks. en laserteknolog fra Finland også ville være bedre end en fra Litauen. Tværtimod, selvom litauere ikke er nogen match for finner i skoleuddannelse, er de meget mere kvalificerede inden for laserteknologi. Virksomheder har en tendens til at vælge destinationen for outsourcing baseret primært på omkostningerne.
For at få mest muligt ud af det, skal du afstemme de endelige omkostninger ved ansættelsen med specialistens færdigheder og hans eller hendes kvalifikationer. Først da kan der træffes en ordentlig beslutning.
Virksomheder har en tendens til at vælge destinationen for outsourcing baseret primært på omkostningerne. Da de fleste outsourcede job er af generel kvalifikation, er det ikke vanskeligt at indsnævre de bedst mulige destinationer. For eksempel er disse steder i Europa primært de baltiske stater, Polen og Østeuropa (Rumænien, Bulgarien). Er du interesseret i tal? Her er et diagram for den gennemsnitlige månedsløn (i euro) rundt omkring i EU.
Diagrammet giver virksomheder, der leder efter muligheder for outsourcing, et klart billede af, hvor de kan outsource for at reducere omkostningerne mest. Eksempelvis er gennemsnitslønnen i Bulgarien næsten otte gange lavere end i Danmark.
Gå globalt eller forbliv regionalt?
Hvis du for eksempel er fra Skandinavien og søger at skære i beskæftigelsesomkostningerne, kan du undre dig 'Hvorfor ikke outsource i Fjernøstasien, som Indonesien, Vietnam eller Thailand?'. Det er en mulighed, som mange amerikanske, canadiske, skandinaviske og europæiske virksomheder overvejer. Gennemsnitslønnen der er endnu mindre end det laveste gennemsnit i EU. Så hvis du tænker på at spare, hvorfor så ikke gå hele vejen, ikke?
Nå ja og nej. Vi tror ikke, at outsourcing kun handler om at reducere omkostningerne. Der skal være en sølvbeklædning. Skødesløst outsourcing kan resultere i at miste informationsstrømmen i organisationen eller skabe en flaskehals. Selvom det lyder fristende at spare flere penge, for den skandinaviske forretning, er den bedste langsigtede løsning for din virksomhed ikke outsourcing så langt væk.
Måder at få outsourcing til at fungere + hvordan du får mest muligt ud af dine outsourcede medarbejdere
At finde et virtuelt bureau
Hvis du leder efter adgang til innovation, fremskyndet opgavefuldførelse eller at finde specialister til en overkommelig pris med kernekompetencer og færdigheder – et virtuelt bureau er dit bedste og sikreste bud. Lokale aktører har bedre fat i det lokale marked. De har også et bredere netværk af specialister, muligvis også inden for dit behov.
Når du vælger et bureaus tjenester, kan du spare uger eller endda måneder. Et bureau kan hurtigt forbinde virksomheder med talenter. Derudover kan du være hands-on med udvælgelsesprocessen, sikre dig, at kandidaten har de nødvendige kompetencer og kan tilføre værdi til din organisation.
Test vandet først
I erhvervslivet gælder ordsproget "Det er bedre at være forsigtig i stedet for at undskylde" perfekt. Outsourcing kan være gavnligt for dig, eller det kunne det ikke. Måske har du fejlberegnet eller valgt den forkerte person til opgaven? Hvis din fejl er i lille skala, har du pusterum til at løse og reparere problemet med lidt tab. Men hvis du beslutter dig for at maksimere hele outsourcing-kapaciteten på et enkelt foretagende, kan dine fejl skabe en betydelig resonans.
Vi anbefaler først at prøve med en håndfuld eller enkelt outsourcede medarbejdere. Det er, hvis du endnu ikke har en nøjagtig forretningsplan for outsourcede virtuelle assistenttjenester.
Vælg en niche til outsourcing
Outsourcing er ikke for alle erhverv. Udover fysisk fremstilling er de mest fremtrædende jobs inden for outsourcing-området relateret til virtuelle eller computer/digitale tjenester. Det er derfor fjernmedarbejdere bliver synonyme med virtuelle assistenter. Ud af de mange tjenester, der tilbydes, er nogle meget mere populære end andre.
Cirkeldiagrammet viser de seks mest populære stillinger for virtuelle assistenter.
- Førende med 27 ud af 100 er kundesupport. På grund af den hurtige globalisering og engelsk sprog, der er blevet den primære metode til international kommunikation, er det blevet en arbejdsgiverfavorit at ansætte engelsktalende mennesker i mindre arbejdskrævende lande
- Næste – regnskab med 20 ud af 100. At være en god revisor kræver erfaring, omhyggelighed, sans for detaljer og analytiske evner. Disse krav er ens og værdsættes lige meget for revisorer over hele verden. Ansættelse fra land A eller land B gør således kun en lille forskel i kvalitet.
- I den tredje position finder vi Web Design. Sammen med grafisk design fylder de henholdsvis 14 og 11 ud af 100. Det er meget trendy stillinger. Mulighederne for outsourcing er rigelige på grund af deres relative høje omkostninger og mangel på disse specialister. Der er konstant mangel på grafiske og webdesignere, fordi udbuddet ikke kan følge med efterspørgslen. Desuden tjener dygtige og erfarne grafiske og webdesignere meget mere end gennemsnitslønnen, så en organisation sparer, hvis den beslutter sig for at outsource.
- Programmering, med 8 ud af 100, falder også i samme position som outsourcing for billigere, lige kvalificeret arbejdskraft
- Dataindtastning er meget ens over hele kloden; således er et ud af ti udliciterede virtuelle job i denne kategori.
Nearshoring og undgå for mange kulturelle forskelle
Den første forhindring for langt væk offshoring præsenterer sig i form af tidszoneforskelle. De fleste virksomheder løser problemer, udfører opgaver og håndterer kunder i døgnets arbejdstid. Du skaber betydelig gene for din organisation og dine kunder, hvis en del af kontoret kun arbejder om natten. Hvis du vælger at ansætte virtuelle assistenter i løbet af din dag og om natten - vil omkostningerne stige i vejret, så det er bedre at nærme sig kysten, selv med en lidt lavere omkostningsreduktion.
Hvis du går videre med ideen, så overvej de sproglige, kulturelle og toldmæssige barrierer. Du har meget business-first-orienterede mennesker i det meste af den vestlige verden, hvor nationale og traditionelle helligdage er standard i de fleste lande. Der er dog meget forskellige lande og mennesker. For eksempel, i lande med muslimsk flertal, er folk nødt til at følge deres skikke og bede på bestemte tidspunkter og se bort fra deres nuværende aktivitet, fordi religion er en meget høj prioritet. Derudover kan det være udfordrende at ansætte kvindelige arbejdere.
Nogle spansktalende syd- og mellemamerikanske nationer holder stadig midt på dagen pauser, kendt som Siestaen. Andre lande lukker øjnene for at komme for sent; andre finder ud af noget om dress-code eller orden på arbejdspladsen. Verden er meget forskelligartet og anderledes, men ikke alle lokationer passer måske godt til din virksomhedskultur.
Prøv at finde et marked med lige så stor lighed med dit hjemmemarked. EU har ringe forskel med USA, EEE-medlemslande (Schweiz, Norge, Island og andre), Canada. På grund af disse ligheder er forretningspraksis i flertal, det samme. Desuden taler næsten alle engelsk, så kommunikationen er altid effektiv og sammenhængende.
Hvis du dykker mere i dybden i nearshoring, vil du opdage, at nærliggende udenlandske markeder bedst passer til dine specifikke behov. For eksempel har svenske virksomheder flere chancer for at finde svensktalende UX-designere i umiddelbar nærhed, som Estland, Litauen eller Letland, snarere end i Rumænien, Bulgarien eller Fjernøsten-nationer som Vietnam.
Sidste hånd
Vi vil gerne påpege, at før man vælger at outsource, skal man prioritere. Det er meget vigtigt at forstå og vide, hvad du forsøger at få fra outsourcede tjenester. Dine præferencer kan variere fra reduktion af omkostninger, opbygning af et fundament for et fremtidigt outsourcet kontor til planer om udvidelse.
Hvis du har dine prioriteter dækket, bliver det ikke svært at finde den rigtige medarbejder. Du vil ikke kun kunne finde det rigtige personale, men også skabe mere værdi til din virksomhed.
Vi i Baltic Assist har erfaring med at realisere mange kunders visioner og mål. Vi ved, hvad der skal til for at få succes og opnå maksimal effektivitet fra outsourcing. Vi rådgiver også, om din forretningsmodel ville fungere eller ej til outsourcing.
Kontakt os, så tager vi en snak om dine muligheder for outsourcing.