Ved du, hvem en revisor er? En revisor er en person, der løser et problem, du ikke vidste, du havde på en måde, du ikke forstår. Bortset fra alle vittigheder er dette en af de mest ansvarlige og krævende opgaver i erhvervslivet. Ingen kan undgå det, fordi love gør det obligatorisk at registrere og spore hver enkelt økonomisk såvel som økonomisk drift. Regnskabsydelser har en tendens til at være dyre, og det er derfor en klog beslutning at overveje at outsource dem. Du kan løbe ind i et dilemma, om det er fordelagtigt at outsource alt eller blot specifikke tjenester. Hvad ville være den mest praktiske og mindst omkostningskrævende måde? Læs artiklen for at vide alt om det.
Outsourcing af regnskab – spar tusindvis hver måned
Regnskab, ud af alle forretningstjenester, er temmelig ens over hele den vestlige verden. Reglerne (gældende skatter og deres satser) kan ændre sig, men den brugte software, dokumentsporing samt standardpraksis er meget ens. Dette er den primære grund til, at virtuelt regnskab og eksterne revisorer begynder at tage fart. Placeringen af din revisor påvirker ærligt talt ikke nøjagtigheden og kvaliteten af deres arbejde.
Den anden faktor, hvorfor det er værd at outsource, er omkostningerne. Regnskab og økonomi er en dyr satsning. Da de er obligatoriske, kan sådanne udgifter ikke undgås. Ikke desto mindre kan store som små virksomheder med outsourcing spare en betydelig sum penge ved at foretrække virtuelt regnskab frem for fysisk. Lad os sammenligne omkostningerne ved virtuelt og internt regnskab for tre tilfældige firmaer. Betingelserne er enkle. I hvert tilfælde har virksomheden brug for 45 timers regnskabsarbejde for at sikre, at alle opgaver er udført. Sådan bliver det til tal.
Diagrammet viser de sammenlignelige udgifter ved at ansætte lige mange interne og virtuelle revisorer. Dataene var for den gennemsnitlige interne revisorløn i Danmark og den relative standardomkostning for virtuelle regnskabsydelser. Den virtuelle bogføringsmulighed sparer dig for de skatter, der belaster, når du ansætter internt. Sidstnævnte mulighed samler op på omkring 5 tusinde euro om måneden. Det er også væsentligt billigere end at hyre et revisionsfirma til at håndtere din virksomhed. De opkræver normalt 50-90 euro i timen (Eksemplet viser 75 euro i timen). Hver måned kan en almindelig dansk virksomhed spare hundredvis eller endda tusindvis af euro. For større virksomheder er resultaterne endnu mere overvældende. Naturligvis afhænger det sparede beløb af den sats, som den virtuelle agent eller det virtuelle bureau opkræver, og andre relaterede omkostninger, men taget alt i betragtning, med passende nearshoring- og fjernbeskæftigelsesløsninger, vil fordelene være svimlende.
Hvad mere er, kan en etableret virtuel revisor føre til oprettelsen af dit eget virtuelle kontor. Kundeservice, eksterne teams og andre områder kunne forsynes tilstrækkeligt via virtuelle agenter og nearshoring virtuelle bureauløsninger. Et godt eksempel er de største svenske banker i Swedbank og SEB, som opererer i Baltikum. De har begge store servicecentre her, dedikeret til kun at arbejde og støtte den svenske afdeling, hvilket betyder, at de værdsætter outsourcing og nearshoring og ser deres fordele. Disse banker er multi-milliard euro-virksomheder. Er der nogen grund til, at du ikke bør prøve det samme?
Kanalér opsparede midler – styrk din virksomhed
Lad os piggyback på eksemplet i diagrammet ovenfor. Lad os antage, at din virksomhed sparede omkring 3 om måneden ved at vælge at outsource regnskab. I løbet af året er det 36 tusinde euro i reducerede udgifter. For enhver virksomhed er denne sum ikke nogen spøg og er i det mindste værd at overveje. Du kan vælge at teste virtuel regnskabsføring, før du forpligter dig fuldt ud.
Disse tusindvis af sparede euro kan diversificeres, geninvesteres i virksomheden, udbetales som udbytte eller bonusser, spares som aktiver osv. Den primære årsag til outsourcing er at reducere lønomkostningerne uden at have et fald i kvaliteten af arbejdet. Det er en win-win situation for din virksomhed.
Desuden kan virtuelle revisorer til enhver tid tilkaldes til dit hovedkvarter. Du kan arrangere træning, møder, konferencer samt deltagelse i firmaarrangementer for fuldt ud at inkludere dine eksterne medarbejdere. Nearshoring betyder, at fly- og rejseomkostningerne ikke bliver så store, og at kende sproget vil tillade flydende og effektiv kommunikation. Arbejdsgiveren kan uddanne og udvide deres virtuelle revisorers kvalifikationer, hvis de ønsker det. Uanset hvilken vej du vil gå, kan du altid rådføre dig med tjenesteudbyderen for at optimere processer og øge ydeevnen.
Præcise regnskabsopgaver der er værd at outsource
Der er talrige regnskabstjenester, som er værd at outsource. Det er en af vores væsentlige tjenester og forbliver integreret i kernen af vores forretning. Tjenesteudbydere kan tilbyde en række særlige opgaver eller fokusere på en enkelt, omfattende regnskabstilgang. Blandt de mest populære og anerkendte er:
1. Regnskab og bogføring
For enhver virksomhed er ordentlige bøger ikke kun nødvendige; de er obligatoriske, hvis virksomheden ønsker at vokse og ekspandere. Ved at kende udgifter, analysere pengestrømme og optimere antallet af transaktioner, kan en organisation spare betydelige beløb over korte og lange perioder. Virtuelt regnskab og bogføring administrerer indledende opsætninger, lager- og aktivregnskaber, moms- og udgiftsrapporter samt andre relaterede handlinger.
2. Løntjenester
At styre og udføre løn efter tidsplan kan være stressende, hvis der er mangel på ressourcer i regnskabsafdelingen. Data skal udfyldes, rapporter genereres, skatter beregnes og korrekte beløb tildeles. Disse kombinerede processer kræver, at folk regelmæssigt er på arbejde og løbende overvågning. En meget billigere måde at håndtere disse operationer på for din virksomhed er blot at outsource lønningstjenester. Lønudbetaling er et must-do. Dine medarbejdere og arbejdsstyrke er den mest pålidelige ressource, der skal passes på.
3. Udarbejdelse af redegørelser/rapporter
Virtuelle revisorer kan udarbejde og generere økonomiske såvel som ledelsesredegørelser/rapporter. Sådanne dokumenter er meget værdifulde for din virksomhed, da de giver klar statistisk indsigt og giver os mulighed for at forudsige fremtiden. Specifikke rapporter er nødvendige for banker eller investorer, mens erklæringer obligatorisk skal afleveres til skatteinspektionstjenester og andre offentlige institutioner. Hvis disse dokumenter er i orden, har din virksomhed større chance for at blive profitabel og udkonkurrere andre. Virtuelle revisorer kan udarbejde månedlige, kvartalsvise og andre periodiske finansielle, cash flow, konsoliderede finansielle rapporter, specifikke ledelsesrapporter, arrangere arkiverede bøger fra tidligere perioder, estimere og beregne CIT (selskabsindkomstskat) samt andre relaterede tjenester.
4. Betalingsbehandlingstjenester
Dette er et område, hvor der simpelthen ikke er plads til fejl. Du ønsker ikke at gå glip af en fejl i din faktura eller kundens transaktion. Virtuelle regnskabstjenester kan tage sig af kontantoverførsler og kontantveksling samt arrangere fakturering, betaling af fakturaer mv.
5. Selskabssekretærtjenester
Virksomheds- og forretningsdokumentation er i kernen af bureaukratiet. Administrativt arbejde er lige så vigtigt som teknologiske eller analytiske opgaver. Uden den rette administration ville papirer og dokumenter gå tabt, virksomheder ville kæmpe, og mange virksomheder (især større) ville falde i opløsning. For at undgå det ansættes sekretærer, administratorer, ledere. Disse stillinger koster meget. Hvad der dog ikke gør, er en virtuel assistent.
En kompetent og veluddannet medarbejder, som du selv kan vælge, vil varetage virksomhedsdokumentation, administrere og udføre korrespondancerelaterede sager samt opbevare data, føre registre over medarbejdere. Dette ville være en massiv lettelse fra interne skuldre.
Hvis du ser mange ulemper
Ja, regnskabsarbejde kræver fremragende nøjagtighed, dedikation og erfaring. Men som nævnt før er dokumentationen på tværs af EU og EEE meget ens. Når afstanden mellem dit driftsland og placeringen af den virtuelle assistent er enorm, kan der være specifikke problemer. Men nearshoring eliminerer dem næsten og giver uden tvivl ingen problemer med at kommunikere, uddelegere opgaver, løse ting osv. Ja, forskellene findes, men specialister kan trænes til at forstå nye sæt af dokumentation, lære nye skattesatser og andre ting.
Alt i alt, med den rette tålmodighed, fungerer outsourcet virtuelt regnskab med alle lokationskombinationer. Men hvorfor spilde penge, når der er tidstestede virtuelle regnskabsløsninger i nærheden? Vi undrer os også.
Bange for manglende færdigheder fra den virtuelle agent? Det bør du ikke være, primært hvis du har med Baltikum at gøre. Selvom de er ganske nye lande, er de tre baltiske søstre Litauen, Letland og Estland midt i en hurtig økonomisk vækst og udvikling. Sjove fakta – Litauen rangerer som det land med flest universitetsuddannede pr. indbygger i EU. Desuden taler litauere (i gennemsnit) 2.7 sprog, der ligger på andenpladsen i EU. Ved at hyre en virtuel revisor fra Baltikum får du altid en kompetent, uddannet, lærelysten og højt motiveret specialist, som vil udføre de opgaver, du uddelegerer. Det bedste ved det - deres tjenester er meget mere overkommelige end din lokale arbejdsstyrke!
Bliv ikke tilbage – bliv virtuel og vær foran
I denne branche, hvor computere og digital dokumentation samt cloud-løsninger bliver mere og mere fremtrædende, er ideen om at være in-house til at levere regnskabsydelser forældet. Ja, konceptet kan virke tiltalende og velkomment i mange virksomheder, men som vi illustrerede ovenfor, kan du spare enorme mængder penge, som ellers ville være dedikeret til regnskabspersonalet. I gennemsnit kan en mellem-niveau revisor i Skandinavien tjene op mod 3 tusinde euro. En lige så kompetent virtuel revisor fra et nærliggende land, for eksempel i Baltikum, ville koste 50-60 procent mindre. Udbyderne tilbyder dog en endnu bedre mulighed for at betale et timegebyr. Mindre og mellemstore virksomheder har måske ikke brug for en fuldtidsansat eller et team af revisorer, så virtuelt regnskab er meget velkomment. Du betaler et fast/fast timeløn i stedet for at fastholde en medarbejder, som ville sidde uden noget at lave i halvdelen af tiden. Dette kan spare op til 70 % af dine almindelige omkostninger i lønudgifter.
Nearshoring er det bedste og bedste eksempel på, hvordan fjernregnskab fungerer. Den tætte afstand mellem de to lande betyder, at der er små kulturelle og tidsmæssige forskelle, og derfor opstår ingen kamp for at kommunikere eller uddelegere opgaver. Lad os give et typisk eksempel. En virksomhed i Skandinavien leder efter pålidelige, højkvalitets, men ikke alt for dyre regnskabsløsninger. Men de ønsker at forblive hands-on med udvælgelsesprocessen for at sikre, at de ansætter den rigtige person. Hvad er det bedste at gøre? Selvfølgelig foregår det virtuelt!
Desuden kan processen med den interne ansættelse tage mange uger eller endda måneder. Virtuelle bureauer har normalt de rigtige forbindelser og kan arrangere ordentlige interviews meget hurtigere. Din medarbejder vil tage afsted og begynde at arbejde næsten med det samme.
Konklusion og henstilling
Går du med tanker om virtuelt regnskab, anbefaler vi på det kraftigste, at du ikke tøver! Gå efter det. Du vil se fordelene med det samme og i det lange løb. Økonomisk pusterum eller evnen til at diversificere midler, kanalisere dem til R&D eller andre afdelinger er en velkommen tilføjelse alle ugens dage. Tjenester som lønstyring, udarbejdelse af erklæringer og bogføring kan håndteres til de lavere omkostninger, hvis du nærmer dig kysten og blot går virtuel.
Er du i tvivl om du skal outsource dine regnskabsydelser? eller hvilke regnskabstjenester er værd at outsource for din virksomhed? Bestil gratis konsultation